Da wir feststellen, dass Unternehmen Schwierigkeiten haben, Microsoft Produkte richtig und preisgünstig zu lizenzieren, hier noch einmal ein Überblick über Microsoft Produktabhängigkeiten, Lizenzmodelle und die klassischen Kostenfallen.
Der Klassiker: Über ein Enterprise Agreement Vertrag wird der "Professional Desktop" lizenziert:
Die Kundensituation ist häufig die gleiche – quer durch die Branchen und Unternehmensgrößen: Die bestehende Desktop-Infrastrukur mit Windows XP und Office 2003 soll upgedated werden auf Windows 7 und Office 2010. Dem Kunden wird dann in der Regel ein Enterprise Agreement Vertrag angeboten: Mit dem "Professional Desktop" erhält der Kunde ein Bundle bestehend aus drei Säulen:
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Windows OS
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Office
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Core CAL Suite
Fallstricke in der Gesamtkostenbetrachtung
Mit dem Erwerb dieses Bundles erhält er zwar deutlich günstigere Preise, als wenn er diese Produkte über einen Select Vertrag einzeln erwerben würde, dennoch ist das Enterprise Agreement für die meisten Unternehmen die teuerste aller möglichen Optionen. Zum einen müssen alle "qualifizierten Desktops" mit dem gesamten Software-Paket lizenziert werden, zum anderen ist Wartung für alle im Enterprise Agreement Vertrag enthaltenen Produkte Pflicht. Zudem wird mit der Core CAL-Suite der Eindruck geweckt, dass damit die Kollaborationspalette von Microsoft (Exchange, Sharepoint, Lync) vollständig lizenziert ist und keine weiteren Kosten für die Laufzeit des Vertrages entstehen.
Handlungsoptionen:
1.) Software nicht nacht dem Gießkannenprinzip, sondern nach tatsächlichem Bedarf beschaffen
Vor der Unterzeichnung eines Enterprise Agreement Vertrages sollten Unternehmen genau überlegen, welche Produkte sie aus dem Microsoft Portfolio wirklich benötigen und was der Erwerb dieser Lizenzen nach Bedarf über einen Select-Vertrag kosten würde. Dabei sollte die Kostenbetrachtung über die Gesamtlebensdauer eines Desktop-Zyklus (in der Regel 5 -6 Jahre) durchgeführt werden. Für das Betriebssystem mag die Lizenzierung über einen Enterprise Agreement Vertrag durchaus sinnvoll sein, da meist alle Unternehmens-Desktops eine Lizenz benötigen und häufig die in der Wartung enthaltenen Enterprise Funktionalitäten genutzt werden (z.B. Bereitstellen mehrerer Sprachen in einem zentralen Image, Desktopvirtualisierung)
Für MS Office lohnt sich eine differenzierte Betrachtung und eine Evaluierung, welche Anwender welche Office Bestandteile nutzen. Häufig wird nicht die im Enterprise Agreement enthaltene "Professional Plus"-Edition benötigt, sondern die günstigere Standard Edition ist ausreichend. Da eine Office Version im Durchschnitt alle 5-6 Jahre upgedatet wird, ist der Mehrwert der Wartung für Office in Frage zu stellen.
2.) Welche Serverfunktionen sollen genutzt werden, die NICHT mit der Core CAL Suite abgedeckt sind?
Bestandteile der Core-CAL Suite ab August 2011: (Quelle: http://www.microsoft.com/calsuites/en/us/products/default.aspx)
Mit einer sogenannten CAL (Client Access License) wird der Zugriff eines Gerätes oder einer Person auf eine Serversoftware lizenziert. Dabei gibt es für einige Server mehrstufige Lizenzen:
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Exchange Server (zweistufiges CAL-Modell)
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Sharepoint Server (zweistufiges CAL-Modell)
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Lync Server (dreistufiges CAL-Modell)
Exchange und Sharepoint-Server werden durch ein zweistufiges CAL-Modell lizenziert: Standardfunktionalitäten werden mit der Standard-CAL abgedeckt, erweiterte Funktionalitäten mit der Enterprise CAL. MIt der Core CAL-Suite ist also nicht automatisch der Zugriff auf den gesamten Funktionsumfang der Serversoftware lizenziert. Eine differenzierte Betrachtung der zu nutzenden Serverkomponenten ist auf jeden Fall nötig, um einen späteren ungeplanten Kostenanstieg zu vermeiden. Soll beispielsweise für Exchange das serverbasierte Mailarchiv genutzt werden, reicht es aus, nur die Anwender mit einer Enterprise CAL zu lizenzieren, die auch tatsächlich dieses Feature nutzen werden. Anders sieht dies aus, wenn beispielsweise die "File and Attachment Protection" von Exchange 2010 genutzt werden soll. Da nicht nur der Versender, sondern auch alle potentiellen Empfänger der Mail eine Enterprise CAL benötigen, müssen alle Geräte/Anwender eine Enterprise CAL erhalten, da der Empfängerkreis nicht eingeschränkt werden kann.
Ab August 2011 wird die Core CAL Suite um die Lync-Standard-CAL erweitert. Damit wird häufig suggeriert, dass mit Unterzeichnung eines Enterprise Agreement Vertrages die Palette der Kollaborationstools (Exchange, Sharepoint und Lync) vollständig abgedeckt wäre. Mit Lync wurde sogar ein dreistufiges CAL Modell eingeführt, (Standard, Enterprise, Plus-CAL). Mit der Lync Standard-CAL sind Statusanzeige, Chat, Filetransfer und Teilnahme an Konferenzen möglich. Erweiterte Konferenzoptionen und Telefonie-Integration erfordern die Enterprise bzw. Plus-CAL, die jeweiles aufeinander aufbauen.
Bei der Betrachtung der Gesamtkosten ist zu berücksichtigen, dass der volle Funktionsumfang der Serversoftware erst mit der aktuellen Office Version genutzt werden kann und umgekehrt. So ist für die Nutzung der WebApps von Office 2010 eine Sharepoint 2010 Infrastruktur erforderlich mit den entsprechenden Serverlizenzen und CALs. Selbst wenn für die Nutzung der Office WebApps keine Installation von Software auf dem Desktop benötigt wird, muss das Gerät mindestens eine Office 2010 Standard-Lizenz erhalten.
MS Office Produktabhängigkeiten
Wie im vorigen Abschnitt bereits beschrieben, besteht ein erhebliches Einsparpotential, wenn nur die tatsächlich benötigte Office Version lizenziert wird, dies ist für Unternehmen entweder die Standard oder die Professional Plus Edition. In der Standard-Edition sind Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher und OneNote vorhanden. In der Professional Edition sind zusätzlich Access, Infopath, Sharepoint Workspace und der Lync-Client enthalten.
Doch selbst Unternehmen, die nur die Komponenten der Standard Suite benötigen, können durch Verwendung bestimmter Exchange und Sharepoint Funktionen zum Kauf der Professional Plus Edition "gezwungen" werden (Quelle: http://office.microsoft.com/en-us/buy/office-2010-volume-licensing-suites-comparison-FX101825637.aspx). Die Abhängigkeiten werden (auszugsweise) in der folgenden Grafik dargestellt:
Fazit:
Gerade wegen der immer stärkeren Komplexität der Microsoft Lizenzmodelle und der steigenden Abhängigkeiten der Produkte untereinander, ist eine genaue Planung der zu nutzenden Funktionalitäten und deren Anwender im Vorfeld unbedingt erforderlich. Erst dann sind Unternehmen in der Lage, die genauen Lizenzkosten zu quantifizieren und die verschiedenen Optionen gegenüberzustellen. Da neue Serverfunktionalitäten fast immer mit der aktuellen Office Version korrespondieren, sind die Kosten für Beschaffung von Office immer mit in die Gesamtkostenbetrachtung mit einzubeziehen. Dies führt dazu, dass sich die MS Kollaborationslösungen erheblich verteuern. Gerade im Hinblick auf den sich dynamisch wandelnden "Desktop der Zukunft" mit der immer stärker wachsenden Bedeutung mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablet-PCs und der damit einhergehenden veränderten Arbeitsweise ist der innovative Mehrwert der Office-Lizenzen für das Gesamtunternehmen zu hinterfragen.
