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IT schlägt Architektur und Design

Moderne Arbeitswelt ohne „Schreibtischtäter“Starre Arbeitsplatzkonzepte sterben aus. Das ist das Fazit einer Studie des Analystenhauses Crisp Research in Kooperation mit Citrix Systems. Mehr als 40 Prozent der Entscheider in Unternehmen gehen von einem stetigen Rückgang unflexibler Arbeitsplatzkonzepte aus. Stattdessen sind mobile und innovative Strategien, wie Co-Working, auf dem Vormarsch. Ein gutes Beispiel für ein effektives Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzept liefert bereits Microsoft in seiner Münchner Firmenzentrale: Dort verzichtet man vollständig auf fest zugewiesene Arbeitsplätze.

Frei und flexibel arbeiten: Work-Life-Balance

Arbeitnehmer wollen heute anders arbeiten als noch vor 15, 20 Jahren. Von acht bis vier vor dem Rechner im Büro sitzen – irgendwie passt das auch nicht mehr in unsere moderne Welt, in der die Grenze zwischen Beruf und Privatleben fließend ist. Arbeit ist längst nicht mehr nur das notwendige Übel zur Finanzierung des Alltags. Arbeit ist die Chance zur Selbstentfaltung und fester Bestandteil eines glücklichen Lebens. Arbeitnehmer möchten heute eine Arbeit, die sinnvoll ist – warum bis Abends im Büro sitzen, wenn die Arbeit auch zu flexiblen Zeiten und von zu Hause aus erledigt werden kann?

Flexibilität, Globalisierung und Technologie als Wegbereiter

Neben der klaren Vereinbarkeit von Job und Familie steigt mit der Globalisierung des Geschäftsbetriebs auch die Anforderung an Mobilität. Ganz gleich ob nun Mega-Konzern oder Mittelständler: Mitarbeiter sind heute vielfach weltweit für ihr Unternehmen im Einsatz – so sind Ingenieure, Produktmanager oder Berater mehr Unternehmensbotschafter denn Schreibtischtäter. Und nur wenn sie in der Lage sind, an jedem Ort ihrer Geschäftstätigkeit die gleiche Ausstattung wie in ihrer Firmenzentrale vorzufinden, können sie auch ihre volle Produktivität abrufen. Nicht zuletzt haben die zahlreichen neuen technologischen Möglichkeiten – denken Sie mal an die Erfindung des Smartphones – unseren gesamten mobilen Lebensstil völlig neu geprägt.

IT als Treiber

Nicht zu vergessen die Digitalisierung: Den Motor für die eben genannte Entwicklung liefert die IT. Wie Crisp Research in seiner Studie „The Adaptive Workplace – Arbeiten im 21. Jahrhundert“ veröffentlicht, geben 62 Prozent der befragten Entscheider an, dass IT-Abteilungen als zentrale Umsetzer im Unternehmen gefragt sind. Impulse für die neuen Ideen rund um Arbeitsplatzgestaltung und Mobilitätskonzepte kommen deshalb auch von IT-Lösungsanbietern, wie 42 Prozent meinen. Und tatsächlich spielen Architekten (7 Prozent), Berater (10 Prozent) oder Facility Manager (19 Prozent) nur eine Nebenrolle, wenn es um die Gestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft geht.

Mobile Endgeräte und Cloud-Services geben den Takt vor

Die Studie lässt keinen Zweifel daran, dass eine moderne IT-Ausstattung die tragende Säule einer neuen Arbeitsplatz- und Mobilitätsstrategie ist. Die Individualisierbarkeit des Arbeitsplatzes, Design, hochwertige und ergonomische Büromöbel und eine vielseitige Umgebung spielen tatsächlich nur die zweite Geige. Es sind die Neuen Technologien, die den Takt bei der modernen Ausgestaltung der Arbeitsumgebung vorgeben. So gaben 46 Prozent der Befragten an, dass mobile Endgeräte und Technologien sowie Cloud-Services einen maßgeblichen Einfluss auf die Arbeitswelt besäßen. Vor allem die jüngere Generation sieht darin einen entscheidenden Beweggrund, Teamwork und Work-Life-Balance zu fördern.

Top Web 2.0 Tools für Teams

Und wie arbeitet ein Team nun zusammen, wenn es räumlich getrennt ist – ob nun auf mehrere Niederlassungen, Städte oder gar Kontinente aufgeteilt? Das Web 2.0 bietet dafür eine ganze Reihe an Möglichkeiten und Tools. Wir haben jenseits der umfangreichen Collaboration Tools gesucht und fünf richtig gute Webdienste für Teamarbeit gefunden, die wir Ihnen sehr gerne vorstellen möchten:

• Doodle – Termine müssen auch oder gerade bei verstreut arbeitenden Teams abgestimmt werden. Ein Tool, das bei Meetings, Telcos oder Deadlines ganz unkompliziert weiterhilft, ist Doodle: Termine eintippen, Link verschicken und abstimmen lassen.
• Mindmeister – Für ein gemeinsames Brainstorming bieten sich seit jeher Mindmaps an. Ob Ideen gesammelt und strukturiert oder auch kleinere Projekte gemanagt werden sollen: Bei Mindmeister können alle Teilnehmer zeitgleich an einem Dokument arbeiten.
• Dropbox – Wohin mit den gemeinsamen Daten? Die Möglichkeit, einzelne Dateien und Ordner in Cloud-Diensten wie Dropbox zu teilen, ist hierbei sehr hilfreich. So haben alle Mitarbeiter plattformübergreifend immer die jeweils aktuellen Versionen der Dokumente zur Verfügung.
• FlockDraw – Ein Bild sagt oftmals mehr als Worte: Die Online-Zeichenbretter von FlockDraw bieten sich an, um einem entfernten Team-Mitglied mittels schneller Skizze etwas zu erklären.
• LinkBunch – Will man nur schnell mal ein paar Links via IM, SMS oder Twitter teilen, eignet sich LinkBunch. Der Dienst sammelt mehrere Links unter einer Kurz-URL, die schnell verteilt ist.

Fazit: Investitionen, die sich lohnen

Die Arbeitsplatzumgebung ist im Wandel. Der feste Büroarbeitsplatz mit Desktop-PC weicht unaufhaltsam dem mobilen, softwarebasierten Arbeitsplatz. Allerdings: Wer mobile und flexible Arbeitsplätze anbietet, muss eine entsprechende IT-Infrastruktur haben. Dazu gehört eine moderne Ausstattung mit mobilen Endgeräten genauso wie eine ausgefeilte IT-Sicherheitsarchitektur und ein ganzheitliches Managementkonzept der IT-Arbeitsplatzumgebung. Die Modernisierung von Arbeitsplätzen ist teuer. Unternehmen müssen vor allem für die Anpassung der IT-Security-Dienste auf mobilen Einsatz, die Einführung neuer Kommunikations- und Kollaborationsleistungen und die Einbringung der Infrastruktur in eine abgesicherte Cloud Geld in die Hand nehmen.

Dennoch sind die von Crisp Research befragten Unternehmen davon überzeugt, dass sich die Investitionen letztlich lohnen werden: So erwarten sie höhere Mitarbeiterproduktivität dank moderner Arbeitsplatzkonzepte, gesteigerte Kundennähe und Einsparung von Kosten, weil beispielsweise Raummieten wegfallen, wenn von 300 Angestellten nur 100 zur selben Zeit einen Büroplatz in Anspruch nehmen wollen.

Der moderne Arbeitsplatz der Zukunft

In diesem Artikel stellen wir Ihnen sieben Trends vor, wie Digitalisierung und Mobilität die Arbeitswelt von heute und damit auch die Strategien und Konzepte des modernen Arbeitsplatzes verändern.

Der Beitrag Mobile Arbeitsplatzkonzepte haben die Nase vorn erschien zuerst auf GBS - Der Blog rund um Collaboration & Co.