Kleiner Auszug auf dem aktuelle PR Report 07/2015. Längerer Artikel im Heft. Heft gibt es -> hier.
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Social Schnack in Hamburg
Am Montag geht es nach Hamburg: Beim “Social Schnack” moderiere ich zum Wachwerden bei Microsoft eine Diskussionsrunde zum Thema “Social Adoption” und stelle die Frage, wie man Widerständen bei der Einführung interner sozialer Netzwerke begegnet.
Warum? Unterwegs in Sachen Digitale Transformation
Zwei Wochen auf Reisen in Sachen Digitaler Transformation. Zwei Wochen voller spannender Diskussionen rund um den #NewWayToWork.
Die Reise begann am letzten Montag. Auf der CeBIT Social Business Arena stand ich auf der Bühne zum Erfahrungsaustausch zur Einführung neuer Formen der Zusammenarbeit:
Diskussion über Stolpersteine und Erfahrungen in #socbiz Projekten auf der #cebitsba mit @zwoelfnull pic.twitter.com/KgiO1XyXGS
— Alexander Kluge (@alecmcint) 17. März 2015
Kurz darauf dann der lange vorbereitete Launch eines Enterprise Social Networks in einer innovativen Filialbank mit rund 800 Mitarbeitern. Zwei Tage voller Vorträge gemeinsam mit dem Vorstand und Workshops, um den Mitarbeitern einen Vorgeschmack auf neue Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen nahezubringen.
Diese Woche dann die Masterclass “Social Business Adoption“. Ein Tag prall gefüllt mit Tips zur Einführung interner sozialer Netzwerke und Adaption neuer Arbeitsweisen.
Der Kreis schließt sich dann mit dem heutigen Vortrag zu den Projekterfahrungen des Ostdeutschen Sparkassenverbands bei der Einführung von IBM Connections, das ich seit mehr als zwei Jahren mit vorbereitet habe:
Warum? Weil ich glaube, dass das Thema Digitale Transformation immer wichtiger wird. Technologischer und demographischer Wandel, Marktanforderungen und Änderungen von Kunden und Mitarbeitern treiben Unternehmen immer schneller voran. Die Unternehmen, die sich schon auf den Weg gemacht haben, können von Erfahrungen weitergeben. Darum bin ich auf dieser Mission unterwegs. Anfangen sollte jedes Unternehmen jetzt.
Diese IT-Trends bestimmen die Anwendungsstrategie
Trendthema statt Hype
GBS AppDesigner im TrendWenn es um den Umgang mit Geschäftsprozessen und -daten geht, sind Social Business & Collaboration sowie Mobile Computing zwei der wichtigsten IT-Trends dieser Tage. Man muss keinen Blick in die Glaskugel werfen, um sagen zu können, dass diese Entwicklung auch im kommenden Jahr noch nicht abgeschlossen sein wird.
Ganz im Gegenteil: Unternehmen investieren viel Zeit und Ressourcen in die Etablierung von Social Business Plattformen, allen voran Microsoft SharePoint und IBM Connections. Darüber hinaus sind Smartphone und Tablet aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.
Social Business: Arbeiten wird vernetzter
Social Business eröffnet für Unternehmen einzigartige Möglichkeiten, Mitarbeiter zu vernetzen und Wissen zu teilen. Es ist daher oftmals Bestandteil einer Modernisierungsstrategie der bestehenden Anwendungslandschaft. Im Rahmen einer Social Business Ausrichtung erhalten Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle, einen Raum für die Zusammenarbeit und eine einheitliche Arbeitsumgebung für vielerlei Aufgaben. So kann unternehmensintern wesentlich effizienter und effektiver zusammen gearbeitet werden. Damit sind jedoch nur die Grundvoraussetzungen erfüllt. Denn eine wesentliche Herausforderung müssen Unternehmen noch bewältigen: In der Regel existieren bereits unzählige Geschäftsanwendungen zur Unterstützung der Arbeitsprozesse, die sehr häufig auch abseits der zentralen und unternehmensweiten IT-Systeme stattfinden.
Das Spektrum reicht dabei von MS-Excel-Tabellen über gemeinsame Datenablagen bis hin zu individuellen Fachanwendungen. Oft entstehen diese Lösungen in den Fachbereichen selbst, aber eine Integration in Social Business und Collaboration Plattformen wie IBM Connections oder Microsoft SharePoint findet nicht statt, da dies technologisch deutlich komplexer ist.
Mobile Computing: Arbeiten wird mobiler
Mobile Endgeräte haben längst Einzug in die Firmeninfrastruktur gehalten. Insbesondere im Außendienst hat das mobile Arbeiten stark zugenommen. Es geht fast nichts mehr ohne Tablet oder Smartphone. Die Mitarbeiter benötigen jederzeit Zugriff auf für sie relevante Daten. Und auch Entscheider müssen – vor allem bei zeitkritischen Prozessen – jederzeit und von überall aus auf Ereignisse reagieren können. Jedoch zeigt sich oftmals dasselbe Bild: Während Zugriffe auf E-Mails, Termine und Kontakte in der Regel gut möglich sind, wird das Arbeiten mit Geschäftsanwendungen zur echten Herausforderung. Individuelle Lösungen der Fachbereiche stehen häufig nicht mobil zur Verfügung, da dies – ähnlich wie schon bei der Integration in Social Business Plattformen – technologisch komplexer ist.
Mitarbeiter im Mittelpunkt: GBS AppDesigner kombiniert Anwendungen mit Mobilität
Die gute Nachricht: Moderne Geschäftsanwendungen können mit Social Business, Mobilität und Cloud kombiniert werden. Unternehmen erhalten damit die Möglichkeit innovativ zu sein, ihre Kunden besser zu bedienen und ihre Mitarbeiter zu mehr Produktivität zu befähigen. Mit dem GBS AppDesigner haben wir uns dem Ziel verschrieben, genau das zu erreichen. Im Mittelpunkt stehen dabei die Geschäftsanwendungen: Wir möchten sie flexibler und agiler machen. Von überall soll der Zugriff darauf möglich sein. In Kürze wird nun schon Version 3 unseres GBS AppDesigner veröffentlicht, in der wir uns insbesondere der zwei beschriebenen Trends angenommen haben. Seit jeher ermöglicht es der GBS AppDesigner, nur mit Hilfe eines Browsers in einer intuitiven Oberfläche Geschäftsanwendungen mit Workflowunterstützung entstehen zu lassen. Deshalb können – und sollen – Mitarbeiter von Fachabteilungen ohne Programmierkenntnisse eigene Anwendungen umsetzen und langfristig eigenständig pflegen. Komplexere Anforderungen können durch zusätzliche Programmierung umgesetzt werden.
Ausblick: Das erwartet Sie beim GBS AppDesigner – Version 3
Die Zukunft liegt im Web
Anwender haben verstärkt den Wunsch, klassische Desktop-Anwendungen im Webbrowser oder auf Mobilgeräten zu nutzen. Im Artikel erklären wir, wie GBS sich mit dem AppDesigner diesem spannenden Thema annimmt: Anwendungen werden fit für die mobile Arbeitswelt
Der GBS AppDesigner ermöglicht es in Version 3 nun, die entstandenen Web-Anwendungen ohne zusätzliche Entwicklung direkt in die Arbeitsräume in Microsoft SharePoint 2013 einzubinden. Die Integration erfolgt über eine spezielle App auf Basis von Microsofts App-Modell für SharePoint und Office 365 namens GBS AppDesigner Connect2SharePoint. Einmal zentral von den Administratoren eingerichtet, steht sie in jedem Arbeitsraum als ergänzendes Modul zur Verfügung. Dort kann dann in wenigen Sekunden der gewünschte Geschäftsprozess ausgewählt werden. Außerdem erlaubt die neue Version, ohne zusätzliche Entwicklung mit einer App für iOS-Geräte auf die entstandenen Geschäftsanwendungen zuzugreifen und sich von unterwegs aktiv an Arbeitsprozessen zu beteiligen. Über einen Synchronisierungsprozess wird auch das zeitweise lokale Arbeiten ohne Internetzugang, beispielsweise im Flugzeug, problemlos möglich.
Freuen Sie sich daher schon jetzt mit uns auf die in Kürze bevorstehende Veröffentlichung der neuen Version 3 des GBS AppDesigners mit seinen spannenden neuen Funktionen, die dabei helfen, Geschäftsanwendungen mit Social Business, Mobilität und Cloud zu kombinieren.
Eindrücke von der Microsoft Partnerkonferenz 2014
Die Zukunft im Blick
Ganzheitliche IT-Strategie ist wichtigWie einige von unseren Lesern bestimmt wissen, sind wir nicht nur im IBM Umfeld als Softwareanbieter tätig, sondern arbeiten auch seit vielen Jahre mit Microsoft zusammen. Grund genug für uns, an Microsofts größtem Business Event, der Deutschen Partnerkonferenz 2014, teilzunehmen. Die Veranstaltung fand unter dem Motto „Gemeinsam. Visionen. Realisieren.“ vom 30. September bis 1. Oktober im m:con Congress Center Rosengarten in Mannheim statt. Manch einer mag denken, dass Visionen selten etwas mit der Realität zu tun haben. Doch dem ist nicht so. Denn wenn wir den Blick auf eine ganzheitliche IT-Strategie werfen und dabei nicht nur wegen vermeintlich hohen Investitionskosten ab und an Löcher stopfen, gewinnen Visionen und deren Umsetzung ganz schnell eine maßgebliche Bedeutung.
Gartner stuft Microsoft als Leader ein
Ein spannender Themenmix in zahlreichen Vorträgen, Workshops und Roundtables rund um die vier Megatrends Cloud, Big Data und Enterprise Mobility sowie Social Business erwarteten die rund 1600 Partner. Und gerade im Bereich Social Collaboration ist Microsoft sehr gut positioniert. Gartner hat seine alljährliche Marktübersicht zu Social Collaboration Plattformen aktualisiert und darin Microsoft zum zweiten Mal als Leader eingestuft. Die Analysten sehen dabei die besonderen Stärken in der Integration des Portfolios rund um Office 365, der Roadmap, welche Themen wie OpenGraph und Delve aufgreift sowie der Marktdurchdringung der Microsoft Lösungen.
Datenschutz – ein weiterer Megatrend
Themen wie die Zukunft von Business-Apps, der Durchbruch von Office 365 im deutschen Markt, die Renaissance der E-Mail, Microsoft-Partner im Wettbewerb oder Schutzmaßnahmen vor modernen Angriffstechniken standen im Fokus der diesjährigen Microsoft Partner Konferenz.
Deutlich wurde auch, dass sich Kunden nur dann vertrauensvoll für Cloud Computing entscheiden, wenn sowohl Transparenz, Kontrolle als auch Datensicherheit der Cloud-Lösungen gewährleistet sind. Damit kristallisierte sich ganz klar ein weiterer Trend heraus: Der Datenschutz in der Cloud.
Impulse geben und erhalten
GBS war als langjähriger Microsoft Gold Partner als Sponsor der Veranstaltung mit vor Ort. Am Stand informierten unsere Collaboration Experten über aktuelle Produktneuheiten rund um die E-Mail-Managementlösung iQ.Suite für Microsoft Exchange sowie den GBS AppDesigner, der intuitiven Lösung zu Erstellung von modernen Webanwendungen. Besonderes Highlight war dabei die Kopplung mit Microsoft Office 365 und Microsoft SharePoint. Und auch das Zusammenspiel mit neuartigen mobilen Apps, welche beispielsweise die Nutzung von Geschäftsanwendungen über Smartphones und Tablets ermöglichen, konnten die Teilnehmer erleben.
Natürlich haben unsere Kollegen auch die Gelegenheit genutzt sich über die Neuerungen im Microsoft Markt und den vorgestellten Microsoft Business Lösungen zu informieren. Dabei standen auch Themen wie Azure und das kommende Windows 10 im Mittelpunkt des Interesses.
Müssen wir unseren Umgang mit E-Mails verändern?
Verlieren wir den Überblick?
Kommunizieren war noch nie so einfach und schnell wie heute: E-Mail, soziale Netzwerke, Dropbox und Messenger-Dienste prägen den heutigen Arbeitsalltag. Gerade E-Mails sind praktisch und erfreuen sich ungebrochener Beliebtheit: Dokumente lassen sich einfach intern oder unternehmensübergreifend versenden, Fragen schnell klären und das Projektteam über den aktuellen Status rasch informieren. Doch ganz ehrlich: Wer liest noch jede E-Mails bis zum Schluss? Und wissen Sie, in welcher E-Mail ein bestimmter Dateianhang steckt? Und welcher Dateianhang ist der aktuellste, wenn man 15 verschiedene Fassungen des selben Dokuments hat?
„Sie haben eine neue E-Mail“
E-Mail Flut im PosteingangIm Schnitt 20 geschäftsrelevante E-Mails erreichen uns jeden Tag. Hinzu kommen Benachrichtigungen von Social Media Accounts, E-Mail Newsletter, Sales Promotions und Spam. Bis zu 60mal täglich macht es „Ping“ im Posteingang: Sie haben eine neue E-Mail. Zieht man die überflüssigen und unwichtigen E-Mails ab, beschäftigen sich Mitarbeiter immer noch rund 60 unproduktive Minuten täglich allein mit ihren E-Mails. So haben wir uns die moderne Arbeitswelt sicher nicht vorgestellt!?
Wunsch und Wirklichkeit
Genau 30 Jahre nachdem in Deutschland die erste E-Mail empfangen wurde, hat sich im Handling von eingehenden E-Mails in drei Jahrzehnten kaum etwas geändert: Alle eingehenden Mails landen im Posteingang, werden dort bearbeitet und händisch in ein Ordnersystem einsortiert. Werden die Informationen wieder gebraucht, heißt es: Suchen. Ryan Anderson, Mitarbeiter bei Atlassian, schreibt dazu im Unternehmensblog, dass Anwender ganze neun Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen in ihren Postfächern und Mail-Ordnern verbringen!
Neue Wege gehen
Das unsere bisherige Arbeitsweise angesichts der steigenden Mail-Flut langsam aber sicher an ihre Grenzen kommt, ist unbestritten. Gefragt sind neue Sichtweisen im Umgang mit dem Medium E-Mail. GBS widmet sich seit mehr als 20 Jahren diesem Thema und wir sehen zahlreiche interessante Ansätze, der E-Mail-Schwemme Einhalt zu gebieten. Neben der Kanalisierung, also z.B. der automatischen Klassifizierung und Verteilung von E-Mails, und granularen Steuerung, Stichwort Work-Life-Balance, spielt die Kopplung mit neuen Kommunikationsformen eine maßgebliche Rolle.
Die aufkommenden Social Business Systeme sind dabei ein spannender Weg. Das heißt, nicht mehr jede Information in einer E-Mail zu versenden, sondern Systeme wie IBM Connections oder Microsoft SharePoint als zentrale Ablage zu nutzen. Mit iQ.Suite Connect gehen wir bereits erste Schritte in diese Richtung: E-Mail-Anhänge werden automatisch bei Versand in der Social Business Plattform abgelegt und der Empfänger erhält einen Link auf diese Ablage. Das Ergebnis ist klar: weniger E-Mail Ping-Pong und ein zentraler Zugriff auf stets aktuelle Datei-Inhalte.
Doch spinnen wir diesen Gedanken weiter: Wie einfach wäre es, könnte der E-Mail Client selbst anhand von Schlagworten eingehende E-Mails priorisieren, wegsortieren und anhand einer intelligenten Suchfunktion Informationen schnell und zuverlässig wiederfinden. Und das Ganze bitteschön noch in Verbindung mit Benachrichtigungen und Dokumenten aus anderen, angeschlossenen Systemen.
Mit Mail Next will IBM genau diesen Schritt jetzt machen. Das neue Web-Dashboard kombiniert Informationen zu E-Mail, Kalender, soziale Medien und anstehenden Aufgaben mit dem Ziel, die für den Moment wichtigsten E-Mails anzuzeigen. Im Mittelpunkt von IBM Mail Next steht also Produktivität und nicht länger der Posteingang. Eine Suchfunktion erleichtert das schnelle Finden von Informationen in der Inbox, den gesendeten E-Mails und in Archiven. E-Mails lassen sich nach Kommunikationspartner oder einem bestimmten Workflow sortieren.
Die Oberfläche von Mail Next erinnert dabei übrigens an die sozialer Netzwerke: übersichtlich, flexibel und modern. Im Vordergrund steht dabei auch das persönliche Netzwerk. Informationen über den Mail-Partner vereinfachen die firmeninterne Kommunikation: Ein Klick auf die jeweilige Person genügt, um den gesamten Kommunikationsverlauf mit ihr anzuzeigen.
Ausblick
IBM Mail Next
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die neue Mail-Plattform von IBM.
Microsoft SharePoint: Berechtigungsmanagement besser verstehen
Komplexität reduzieren
Warum schwierig, wenn’s auch einfach gehtDas Thema Berechtigungen ist unter Microsoft SharePoint äußerst komplex und vielschichtig. Oft kann es dabei zu Missverständnissen und im Ergebnis zu ausufernder Komplexität kommen, die sich nur schwer beherrschen lässt. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen ein grundlegendes Verständnis über Strukturen, Authentifizierung und Berechtigungen vermitteln und Ihnen nützliche Tipps für die tägliche Nutzung mit auf den Weg geben. Viel Spaß beim Lesen!
Authentifizierung
Microsoft SharePoint setzt grundsätzlich auf eine externe Authentifizierungsinstanz, z.B. auf ein Active Directory (AD). Das bedeutet konkret, dass Microsoft SharePoint immer einen Account aus einer anderen Quelle nutzt. Jeder SharePoint Nutzer kommt von einem „externen“ Adressbuch wie z.B. AD oder LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), einem weit verbreiteten Protokoll für die Abfrage von Informationen aus einem Verzeichnisdienst.
Darüber hinaus können auch Gruppen innerhalb von Microsoft SharePoint definiert werden. Dies allerdings nur innerhalb einer SiteCollection. Das heißt, die Gruppe existiert nicht SharePoint-weit, sondern nur innerhalb eines SharePoint-Raumes. In SharePoint SiteCollection Gruppen können beispielsweise AD Personen und AD Gruppen eingebucht werden.
Server Berechtigungen
In vielen Systemen wird ein Anwender mehrstufig berechtigt. Um auf eine Applikation auf einem Server zugreifen zu können, wird neben der Berechtigung auf der Applikation auch ein Leserecht auf dem Server benötigt. Bei SharePoint reicht es, die jeweilige Person direkt in der Access Control List (ACL) des jeweiligen Objektes einzutragen. Bei Bedarf ist es möglich auf Ebene der Webapplikation bestimmten Personen Rechte für alle SiteCollections in dieser Webapplikation einzuräumen. Ebenso ist es möglich, einzelne Rechte auf dieser Ebene für alle SiteCollections auszuschließen.
SharePoint Berechtigungen
Die SharePoint Berechtigungen werden durch eine Access Control List gesteuert. Dabei stellt die Access Control List den Vereinigungsort von Personen, Rechten und Objekten dar. Jedes SharePoint Objekt, wie etwa ein in SharePoint abgespeichertes Word-Dokument, steht in Beziehung zu genau einer ACL.
Berechtigungen brechen
Möchten Sie auf eine Untermenge einer SiteCollection die Berechtigung anpassen, ist es notwendig eine neue ACL anzulegen und die Beziehung dieser Untermenge zur SiteCollection-weiten ACL zu unterbrechen (Vererbung brechen).
Die Untermenge kann nicht völlig frei gewählt werden. Es ist lediglich möglich entlang einer Art Baumstruktur die Berechtigungen zu unterbrechen. Das heißt, Sie können nicht zwei einzelne Dokumente an ein und dieselbe ACL binden. Es sei denn, Sie knüpfen diese ACL an einen Container, wie z.B. Ordner oder eine Bibliothek, in denen dann beide Dokumente liegen. Befinden sich die Dokumente aber in zwei verschiedenen Bibliotheken und möchten Sie ausschließlich diese und keine anderen Dokumente der Berechtigung “unterwerfen”, ist es notwendig, je Dokument die Vererbung zu unterbrechen und eine neue ACL zu pflegen.
Berechtigungen verwalten
Die SiteCollection, häufig in Gestalt eines virtuellen Raumes à la Team Room, wird häufig von Fachanwendern selbst administriert. Technisch gibt es für die Verwaltung einer SiteCollection die Rolle eines SiteCollection Administrators, der über weitreichende Rechte und Möglichkeiten verfügt und pro SiteCollection berechtigt werden kann. Diese Rechte gehen in vielen Szenarien über die für Fachanwender sinnvollen Rechte weit hinaus, können schwierig unterstützt werden und zu unnötig komplexen Strukturen führen. Berechtigungsverwaltung beginnt daher mit der Frage nach den sinnvollen Rechten und der Überlegung wie man eine möglichst klare und verständliche Struktur für die virtuellen Räume realisieren kann.
Häufige Fehler
Verwaltungsaufwand gering haltenKomplexe Strukturen, viele Access Control Listen (ACL), Einzelberechtigungen auf Dokumente sowie direkte Dokument-Berechtigungen von Personen führen häufig zu chaotischen und unkontrollierbaren Rechtestrukturen. Leider gibt es, trotz kreativer und ungewöhnlicher Denkweisen keine effektive Möglichkeit komplexe Berechtigungsstrukturen zu verwalten oder auch nur zu durchschauen. Dieser Missstand – in Verbindung mit der beschriebenen Berechtigungsmechanik – führt bei stark ausdifferenzierten Rechten auf einzelne Dokumente oder Items dazu, dass Rechte falsch gesetzt sind und der Verwaltungsaufwand gleichzeitig unangemessen hoch ist.
Einfache Tipps
- Authorisieren Sie wenige Gruppen
- Leser/Gast/Visitor
- Bearbeiter/Editor darf alles, außer löschen
- Verwalter
- Löscher
- Richten Sie wenige Access Control Listen ein
- Brechen Sie wenn möglich keine Berechtigungen.
- Tun Sie dies im Notfall nur auf Basis von Ordnern.
- Hilfreich kann es sein, wenn man Ordner durch Bezeichnung oder zusätzliche Werte mit Informationen anreichert.
- Berechtigen Sie nie Personen direkt
- Rechte sollten immer nur Gruppen, nie aber Einzelpersonen erhalten.
- Dadurch lassen sich Zugriffe einfach durch Hinzufügen in die Gruppe auf eine andere Person übertragen.
- Nutzen Sie Microsoft SharePoint zum Teilen von Informationen
- Leben Sie grundsätzlich innerhalb eines Raums eine möglichst offene und kollaborative Berechtigungsstruktur.
- Wenn diese droht komplex zu werden, ist es häufig sinnvoller den Raum in mehrere Räume zu splitten.
- Innerhalb einzelner Räume lässt sich wiederum eine einfache Struktur einrichten.
Fazit
Welche Plattform ist die Richtige?
Im Blogartikel Microsoft SharePoint – Koexistenz oder Wandel erfahren Sie mehr zum Thema Collaboration.
Ziel des Beitrags ist es, die grundsätzliche Mechanik verständlich zu machen und für die richtige Nutzung des Berechtigungssystems zu sensibilisieren. Ich hoffe, Sie sind diesem Ziel jetzt etwas näher gekommen.
IBM Mail Next: Quo vadis E-Mail?
IBM hebt die E-Mail auf eine neue Evolutionsstufe
Produktivität steigernDie Überschrift unseres heutigen Blogbeitrags klingt zunächst ziemlich dick aufgetragen, aber was IBM mit Mail Next angekündigt hat, kann sich sehen lassen. Mit einer visionären Oberfläche auf Basis von IBM Domino und der Einbindung von Connections, soll der Umgang mit E-Mails im Arbeitsalltag revolutioniert werden. Das Ziel: Ein besserer Überblick und mehr Ordnung, um Zeit zu sparen und dadurch die Produktivität des Anwenders zu steigern.
E-Mail-Flut vs. Produktivität
Bei der heutigen Flut an elektronischer Korrespondenz sieht IBM den Schlüssel in einem intuitiveren Umgang mit dem Kommunikationsmedium E-Mail. Wie sehr dieser notwendig ist, zeigt sich angesichts der Zeit, welche die Mitarbeiter durchschnittlich mit der Bearbeitung ihrer E-Mails verschwenden. Ryan Anderson schreibt in Collaboration Best Practices – 3 Reasons Why Email Hurts Your Productivity, dass allein ein Mitarbeiter seine Inbox 36 Mal pro Stunde checkt. Wöchentlich erreichen ihn rund 304 Mails, die es zu sichten und gegebenenfalls zu beantworten gilt. Bei der Vielzahl an Informationen geht auch der Überblick schnell verloren. 9 Stunden pro Woche verbringen Anwender im Job mit der Suche nach Informationen in ihren Postfächern und Mail-Ordnern.
E-Mail-Chaos verursacht hohe Kosten
Nicht jede E-Mail ist relevant: 1.250 US-Dollar pro Mitarbeiter verlieren Unternehmen an jährlicher Produktivität, weil sich ihre Angestellten etwa um Spam-Mails kümmern müssen. Unnötige E-Mails von Kollegen, denen sie sich widmen müssen, schlagen sogar mit 1.800 US-Dollar pro Mitarbeiter zu Buche. Das summiert sich. Zumal die bekanntesten E-Mail-Clients bislang kaum Abhilfe schaffen. Ganz im Gegenteil: Sie überfordern Anwender häufig mit einer Flut an Informationen, da sie nur wenig bei der Priorisierung von Inhalten helfen und nur eingeschränkte Möglichkeiten zur gezielten Suche nach bestimmten Informationen bieten. Die Integration in andere Werkzeuge zur Zusammenarbeit im Unternehmen – getreu dem Gedanken des Social Business – sind meist auch nicht gegeben. Uneinheitliche Oberflächen und abweichende Funktionen für Desktops und mobile Endgeräte machen das Chaos perfekt.
Die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt
IBM Mail Next hingegen setzt den Fokus auf die Produktivität statt auf den Mail-Eingang. Mit der Suchfunktion erleichtert es das schnelle Finden von Informationen in der Inbox und in den Archiven. Die übersichtliche, an soziale Netzwerke orientierte Oberfläche, ermöglicht zugleich die Konzentration auf das Wichtige. Indem sie eingehende E-Mails priorisiert, wird das Grundrauschen in der E-Mail-Kommunikation abgeschaltet. Verfügbar aus der Cloud heraus, wird IBM Mail Next über den Webbrowser genutzt und präsentiert damit eine einheitliche Oberfläche sowohl für Desktop-Umgebungen als auch für die verschiedenen Plattformen mobiler Endgeräte. Als “A place that works for me” behält der Anwender seine wichtigsten Kontaktpartner über ein Kontextmenü im Blick, steuerbar per Klick als auch per Geste. Ebenfalls nahtlos integriert sind Funktionen für das Termin- und Aufgabenmanagement, Team-Analysen sowie zum Teilen von Inhalten mit Netzwerken und Communities.
Beta-Version ab Mai 2014 verfügbar
Anwender, die ihre E-Mail-Prozesse schlanker und produktiver gestalten möchten, dürfen demnach gespannt sein auf IBM Mail Next. Auch GBS verfolgt Mail Next mit großem Interesse und plant zukünftige Entwicklungen in die iQ.Suite mit einzubeziehen. Sie müssen sich aber noch ein wenig gedulden. Denn die nächste Evolutionsstufe der E-Mail ist erst ab Ende des Jahres verfügbar. Eine limitierte Beta-Version wird IBM aber bereits im Mai veröffentlichen.
Eventeritis
Den üblichen Jahresauftakt mit der Connectosphere in Orlando konnte ich dieses Jahr nicht wahrnehmen. Dafür steht jetzt im Frühjahr “Wissen tanken und Gleichgesinnte treffen” auf dem Programm.
Nächste Woche also CeBIT Social Business Arena in Hannover. Im Mai dann wieder die NEXT in Berlin. Und wo ich schon dabei war, habe ich auch gleich die Tagung der IBM Connections Usergroup in Prag im Juni gebucht.
Ein kleiner feiner Event eines geschätzten IBM Business Partners steht noch in Hannover an. Aber Jörg schafft es einfach nicht, mir die angekündigte Einladung zu senden.
Social Software kann man installieren – Social Business aber nicht
Wer drüben auf meinen fachlichen Seiten herumstöbert, der weiß schon lange, dass mich das Thema “Social Software” auch beruflich umtreibt. Jetzt habe ich mich im DOK.magazin dazu geäußert. Und empfehle ganz nebenbei auch mal den Besuch meiner frisch aufgeräumten klugen Consulting Seite.
Zum direkten Download des PDF -> hier entlang.
Die IT-Trends 2014
Von IT-Sicherheit bis Social Business
IT-Sicherheit ist GipfelstürmerIm Rahmen einer aktuellen Studie hat der Hightech-Verband BITKOM, in dem auch GBS seit Jahren engagiertes Mitglied ist, die IT-Trends für das Jahr 2014 ermittelt. Die halbjährliche Befragung unter zahlreichen deutschen ITK-Unternehmen zeigt einige interessante Entwicklungen auf, die wir hier gern näher beleuchten möchten.
IT-Sicherheit stürmt die Charts
IT-Sicherheit ist neuer Spitzenreiter im Ranking der “Hightech-Themen 2014″ – angesichts der Abhörskandale um PRISM & Co. nicht verwunderlich. 57 Prozent der befragten Unternehmen räumen dem Thema einen besonders hohen Stellenwert ein. Beachtlich: Mit 33 Prozent schaffte es IT-Sicherheit im vergangenen Jahr nur auf Platz 4 der IT-Trends. Ein wichtiger Treiber dieser Entwicklung ist sicherlich auch das Bedürfnis nach mehr Sicherheit und Vertraulichkeit in der E-Mail-Kommunikation. Schließlich sind es vor allem Kommunikationsprozesse, die im Visier ausländischer Geheimdienste aber auch von Wirtschaftsspionen standen und auch in Zukunft stehen werden. Mit unseren Virenschutz- und Verschlüsselungslösungen tragen wir bei GBS diesem Top-Thema übrigens schon seit langem Rechnung.
Top-Themen Social Business und Collaboration
Social Business und Collaboration gehen Hand in Hand: Das sehen offenbar auch die deutschen Unternehmen so. Jedes Vierte hat beide Themen daher auch in diesem Jahr ganz oben auf seiner Agenda. Sie gewannen im Vergleich zum Vorjahr mehrere Prozentpunkte dazu. Die eigenen Mitarbeiter über entsprechende Social Business Plattformen untereinander zu vernetzen, Knowhow und Expertisen zentral und gebündelt verfügbar zu machen und die Zusammenarbeit im Unternehmen so zu verbessern, ist – so stellen auch wir fest – für viele Unternehmen ein immer wichtigeres Anliegen. Social Business ist mehr denn je – und gerade unter Collaboration-Gesichtspunkten – das Maß aller Dinge. Mehr Produktivität, Flexibilität und Agilität sind gewichtige Argumente für die zeitgemäße Art der Zusammenarbeit, die die zunehmende Bedeutung dieser IT-Trends begründet.
Cloud Computing und Mobile Computing bleiben wichtig
Cloud Computing und Mobile Computing büßen jeweils einen Platz ein. Gerade letzteres Thema hat an Bedeutung allerdings kaum verloren. Infrastruktur und Lösungen aus der Cloud spielen für gut die Hälfte der Unternehmen nach wie vor eine wichtige Rolle. Und auch das Mobile Computing muss im Vergleich zum letzten Jahr nur einen Prozentpunkt einbüßen. Die Mobilisierung von Anwendungen, mit dem Ziel sie auf Smartphones und Tablet-PCs verfügbar zu machen, bleibt damit ein brandaktuelles Anliegen vieler Unternehmen, das wir auf der CeBIT 2014 unter anderem mit dem GBS AppDesigner sowie unseren neuen mobilen Apps aufgreifen. Auf Platz 4 der Trends landete übrigens das diesjährige Motto der CeBIT, der weltweit größten ITK-Messe, “Big Data/Datability” (44 Prozent), – mit großem Abstand gefolgt vom IT-Outsourcing.
Fazit – GBS Expertise bestätigt
IT Security ist ganzheitlich anzugehen
Die Dimension der elektronischen Massenüberwachung hat viele geschockt – worauf Sie künftig achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel: Ihre Unternehmensdaten im Visier
App des Monats: Visitenkarten mit CamCard organisieren
Übersichtliches Netzwerken auf der CeBIT
CamCard – Ihr Visitenkarten-Organiser für die CeBITAm 10. März geht´s wieder rund: das “Netzwerken” auf der CeBIT. In der Regel stecken dann abends zahlreiche Visitenkarten in Ihrer Sakkotasche, Aktentasche oder in Ihrem Portemonnaie. Eine mühevolle Sortier-Aktion ist die Folge. Dies können Sie sich jetzt sparen, denn Visitenkarten können Sie auch mit der Gratis-App “CamCard Lite” automatisch auf Ihrem Smartphone oder Tablet archivieren und verwenden. Ganz simpel – über die Kamera.
Auf einen Blick – Schnellstart möglich
Getestet haben wir „CamCard Lite“ mit einem Android-Smartphone. Aus dem Google Play Store installieren Sie diese App ganz leicht ohne Registrierung. Alternativ ergattern Sie aber auch „CamCard Free“ als Business Card Reader für iOS oder schlicht als “CamCard” für Ihr WindowsPhone.
Visitenkarte zur Hand? Schon können Sie loslegen. Ohne Voreinstellungen. Drücken Sie einfach das Kamera-Symbol auf der Start-Oberfläche und schießen Sie ein Foto von der Karte. Nach dem Einscannen organisiert CamCard automatisch die gesammelten Informationen, denn die App erkennt Namen, Adressen und Telefonnummern sowie etliche weitere Datentypen. Schon fertig! Auch Visitenkarten, die Sie fix ohne die App, nur über die normale Smartphone-Kamera aufgenommen haben, können Sie später mit der App erfassen und ablegen.
Die virtuelle Visitenkarte wird in einem digitalen Kartenhalter abgespeichert, den Sie schnell und einfach auf der Startseite wiederfinden. Sie können die Kontaktdaten aber zusätzlich auch in Ihr Telefonbuch speichern, in ihr E-Mail-Postfach integrieren oder mit sozialen Netzwerken verbinden. So können Sie den Karteninhaber ohne Aufwand erreichen. Das macht die App zu einem produktiven Social Business-Tool. Außerdem können Sie mit der sogenannten AR-Karte optional einen Text, Fotos, Video, Audio oder andere Dateien hinzufügen.
Ein sprachbegabtes Werkzeug
Alle Daten einer Visitenkarte werden von diesem praktischen Hilfsmittel eingelesen und zu Ihrem Adressbuch unkompliziert hinzugefügt. Dabei liegt die durchschnittliche Fehlerquote niedriger als beim schnellen manuellen Erfassen, das doch nicht die Aufnahmegeschwindigkeit der App erreicht. Ihnen bleiben nur noch kleine Änderungen und Ergänzungen übrig, beispielsweise bei den Leerzeichen zwischen Zahlen der Telefonnummer. Die erkennt CamCard leider nicht und fügt stattdessen Sonderzeichen ein.
Nebenbei meistert CamCard übrigens zahlreiche europäische und ostasiatische Sprachen, die im internationalen Geschäft besonders wichtig erscheinen.
Ausgereifte Software
Ihre gesammelten Visitenkarten verarbeitet CamCard also recht gut. Grund hierfür ist seine ausgereifte Software zur Optical-Character-Recognition (OCR). So verschwindet ein lästiger Stapel Visitenkarten mit wenigen Klicks auf Ihrem mobilen Endgerät. Gibt es als große Ausnahme doch einmal OCR-Probleme bei unüblichen Kombinationen von unpassender Font- und Hintergrundfarbe, hilft ein simpler Trick: Ein Schwarzweißbild der knallbunten Karte lässt sich problemlos scannen.
Volle Kontrolle
Nach einem Scan prüfen Sie das per OCR gewonnene Ergebnis und können den seltenen Erkennungsfehler von Hand korrigieren. Abschließend hängen Sie die Daten an einen bestehenden Kontakt oder erstellen einen neuen.
Natürlich sammelt CamCard auch die Fotos aller gescannten Visitenkarten. Aus diesen Bildern heraus können Sie ebenfalls problemlos SMS und E-Mails senden, entsprechende Homepages besuchen oder die Kontaktperson bequem anrufen. Mit der logisch und übersichtlich strukturierten Oberfläche ist die Bedienung dieser effizienten App ein Kinderspiel.
Fazit
Die kostenfreie Produktivitätsapp „CamCard Lite“ ist ein intuitiv bedienbarer, effizienter Visitenkartenscanner, der Ihnen das Messe- und allgemeine Geschäftsleben ungemein erleichtert. Sie entschlacken mit dem Einsatz Ihre Jackentaschen oder Geldbörsen und greifen zudem schnell und simpel auf zahllose Kontakte zu – einfach über Ihr Smartphone. CamCard erweist sich schlicht als ein zuverlässiger und komfortabler Business-Card-Scanner, der das manuelle Erfassen von Kontaktdaten überflüssig macht.
In der ersten Woche können zehn Visitenkarten kostenlos gespeichert werden, danach sind zwei Visitenkarten pro Woche möglich. Wem das nicht ausreicht, kann auf die kostenpflichtige Variante aufrüsten: Auf den jeweiligen Plattformen steht die erweiterte App für einstellige Beträge bereit.