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Microsoft erweitert Copilot Testphase

17. Mai 2023 Posted by Gerda Marx

Die Nachrichten zu Künstlicher Intelligenz haben in den letzten Wochen und Monaten große Wellen geschlagen. Während manche Angst vor dem Einsatz der Künstlichen Intelligenz haben, kann es Anderen gar nicht schnell genug damit gehen. Microsoft Copilot soll die Menschen bei der täglichen Arbeit mit Sprachmodellen (LLMs), KI und der Verknüpfung der Daten unterstützen.

Im März wurde Microsofts 365 Copilot vorgestellt und von 20 ausgewählten Unternehmen getestet. Damit hat Microsoft die erste Testphase mit Copilot beendet und startet eine neue Runde mit dem "Copilot Early Access Programm". Diese Testphase wird mit weiteren 600 Kunden und neuen Funktionen durchgeführt. Wie bereits in der ersten Testphase werden auch die neuen Tester von Microsoft ausgewählt bzw. eingeladen. Microsoft hat mitgeteilt das die Teilnahme am Early Access kostenpflichtig sein wird.

"Und um jedem Kunden zu helfen, sich auf KI vorzubereiten, werden wir auch mit der Einführung von Semantic Index für Copilot beginnen – einer neuen Funktion in Microsoft 365 E3 und E5. Semantic Index für Copilot ist eine ausgeklügelte Karte Ihrer Benutzer- und Unternehmensdaten. Wenn Sie ihn beispielsweise nach dem "März-Verkaufsbericht" fragen, wird nicht einfach nach Dokumenten gesucht, die diese Wörter im Dateinamen oder im Text enthalten. Stattdessen versteht es, dass "Verkaufsberichte von Kelly im Finanzteam erstellt und in Excel erstellt werden". Und es nutzt dieses konzeptionelle Verständnis, um Ihre Absicht zu bestimmen und Ihnen zu helfen, das zu finden, was Sie brauchen. Der semantische Index für Copilot ist entscheidend, um relevante, umsetzbare Antworten auf Eingabeaufforderungen in Microsoft 365 Copilot zu erhalten. Und es verbessert die Suchergebnisse für E3- und E5-Kunden – unabhängig davon, ob sie Copilot verwenden oder nicht."

Durch Copilot sollen die Kunden durch KI bei der Arbeit unterstützt werden. Bspw. können Sie in PowerPoint eine komplette Präsentation schnell und professionell erstellen. In Teams kann der Copilot Sie unterstützen, indem er eine Agenda für ein Meeting erstellt oder eine Besprechung zusammenfasst.

Sie benötigen schnell eine Excel-Auswertung? Microsoft 365 Copilot in Excel unterstützt Sie!

Microsofts Copilot soll Sie in allen Microsoft 365 Apps begleiten. Sie möchten noch mehr über Copilot erfahren? Auf der Web-Seite von Microsoft finden Sie noch viele Interessante Artikel und kurze Videos dazu. Lt. Microsofts Roadmap 124840 soll der Rollout im November 2023 stattfinden.

Doch eines ist klar: KI muss mit Daten gefüttert bzw. trainiert werden, um richtig agieren zu können. Dazu wird der Mensch benötigt. Falsche Daten beim Training führen unweigerlich zu falschen Ergebnissen wie wir aktuell bei allen öffentlich zur Verfügung stehenden KIs sehen. Es bleibt spannend!

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Testen Sie das neue Microsoft Teams für Windows

31. März 2023 Posted by Gerda Marx

Microsoft Teams gibt es seit 2017. Millionen nutzen es, da es spätestens mit der Pandemie Einzug in viele Büros und Homeoffices gehalten hat.

Nun wurde Teams von Microsoft nochmal komplett überarbeitet, damit die zukünftige Nutzung mit KI problemlos funktioniert. Mit Microsoft Copilot wurde bereits die neue "Ära" eingeläutet, damit KI in Unternehmen genutzt werden kann. Doch auch das Design und die Geschwindigkeit wurde erheblich verbessert. Und der Speicher Footprint wurde auch deutlich verkleinert.

Einen ersten Eindruck erhalten Sie in : New Era of Teams

Das neue Teams ist in der Public Preview zunächst nur für Windows User verfügbar, soll aber im Laufe des Jahres 2023 für alle bereitstehen. Doch Teams erhält noch viele weitere Funktionen. Insgesamt sind mehr als 50 geplant.

Eine wichtige Funktion ist sicherlich, dass Sie sich als User nicht mehr abmelden müssen, um in einen anderen Tenant zu wechseln. Dies spart Ihnen, wenn Sie mit Externen in deren Tennant zusammenarbeiten müssen, viel Zeit.

Mit dem Speaker Coach erhalten Sie ein automatisches Feedback zu Ihrer Präsentation, so können Sie Ihre Fähigkeiten verbessern. Bei Live-Präsentationen die aufgezeichnet werden, kann der Presenter diese Informationen Live einsehen, jedoch werden diese nicht gespeichert.

Dateien die Sie mit Ihrem Team teilen, werden mit Reitern unterteilt in Dateien die Sie selbst geteilt haben und Dateien die mit Ihnen geteilt wurden. So finden Sie die Unterlagen schneller.

Das Whiteboard wird verbessert, denn Sie "...profitieren von einer Vielzahl von Whiteboard-Innovationen, darunter die Möglichkeit, Ihr vorhandenes Whiteboard in Teams-Meetings zu öffnen, Ihr Whiteboard schnell mit einer der 60+ Vorlagen einzurichten, andere einzuladen, Ihrem Standpunkt beim Navigieren zu folgen, Mitarbeiter durch Haftnotiz-Attribution zu identifizieren, die Größe Ihres Haftnotiztextes automatisch zu ändern und ihn nach Belieben zu formatieren. Sie können auch Loopkomponenten aus dem Teams-Chat und demnächst aus Outlook-Mail und Word für das Web kopieren und in das Whiteboard einfügen. Auf das Whiteboard, an dem Sie und Ihre Teilnehmer gemeinsam gearbeitet haben, sowie auf freigegebene Kommentare können Sie im Teams-Chat unter der Registerkarte Whiteboard nach der Besprechung zugreifen" heißt es in der Techcommunity

Neue Nachrichten werden bald oben angezeigt und nicht mehr unten. Die Teams Telefonie wird weiter ausgebaut und vieles mehr. Es bleibt spannend! Viele Funktionen werden erst im Laufe des Jahres 2023 verfügbar sein, auch für Mac User. Abzuwarten bleibt, welche der neuen Funktionen evtl. nur die Premium User erhalten.

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Neues von Microsoft im November

7. Dezember 2022 Posted by Gerda Marx

Das Whiteboard gibt es in Teams schon länger. Hier können Sie während einer Besprechung zusammenarbeiten und jeder kann seine Ideen einbringen. Brainstorming oder Problemlösungen sind im Team einfacher. Wenn Sie bereits ein Whiteboard in einem Teams-Kanal verwenden, können Sie dieses direkt beim Start der Besprechung öffnen. Ab Dezember können Sie aus über 60 Vorlagen für das Whiteboard auswählen und alles für eine Besprechung vorbereiten. Auch Online Videos können eingebettet werden. Damit entfällt das Wechseln der Fenster während einer Besprechung. Nach dem Meeting können alle auf das Whiteboard im Teams Kanal zugreifen und daran "asynchron" weiterarbeiten. Bei der nächsten Besprechung kann es dann wieder geöffnet werden.

Beispiel für ein eingebettetes Video:

Microsoft hat die Gebärdensprachansicht in Teams Meetings angekündigt. Die ersten Elemente sind schon freigeschaltet. Hierzu gehört, dass bis zu zwei Personen priorisiert, also vergrößert, dargestellt werden. So ist es möglich, während des gesamten Meetings die Gebärdensprache bzw. den Dolmetscher richtig zu sehen.

"Wenn die Gebärdensprachansicht aktiviert ist, werden die priorisierten Videostreams automatisch im richtigen Seitenverhältnis und in der höchsten verfügbaren Qualität angezeigt. Wie das Anheften und Untertiteln ist die Gebärdensprachansicht für Sie persönlich und wirkt sich nicht darauf aus, was andere in der Besprechung sehen. Und es passt sich Ihren Bedürfnissen an: Sie können die Gebärdensprachansicht im laufenden Betrieb in einem Meeting oder als eine Einstellung aktivieren, die generell bestehen bleibt.

Wenn die Gebärdensprachansicht aktiviert ist, bleiben die Video-Feeds der von Ihnen festgelegten Personen auf der Bühne sichtbar, solange ihr Video aktiviert ist. Auch andere Teilnehmer können angepinnt oder ins Rampenlicht gerückt werden, ohne in den Gebärdensprachdolmetscher einzugreifen." heißt es im TechCommunity Blog von Microsoft.

Wenn Inhalte geteilt werden (Präsentationen, Whiteboards, etc.) wird das Bild entsprechend angepasst. Das priorisierte Bild bleibt jedoch vergrößert, damit die Gebärdensprache weiterverfolgt werde kann. Diese Funktionen können Sie im Bereich "Barrierefreiheit" für Meetings aktivieren. Auch Untertitel können hier direkt eingestellt werden um bspw. Telefonanrufe schneller und einfacher entgegenzunehmen. Die Funktion ist bereits in der öffentlichen Vorschau. Wie alles einzurichten ist, finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Die Funktion, eine Nachricht von einem Externen abzulehnen, gibt es bereits. Hier erscheint erst ein Popup und Sie können die Nachricht annehmen oder auch ablehnen. Neu ist, dass Sie auch eine Gruppenchateinladung von einem externen, nicht verwalteten Benutzer, ablehnen können. Auch hier erscheint nun ein Popup mit welchem Sie der Aufnahme zustimmen oder diese ablehnen können.

Chatnachrichten können zeitverzögert versendet werden. Ähnlich wie in Outlook Emails verzögert versendet werden können, ist dies nun in Teams mit den Chatnachrichten möglich. Dazu klicken Sie im Chat auf die rechte Maustaste und wählen dann ein Datum und die Zeit aus.

Ein Chat kann komplett gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass die Nachrichten nur bei Ihnen gelöscht werden nicht beim Chatpartner.

Verlieren Sie manchmal den Überblick über Ihre Nachrichten? Wer in vielen Teams-Kanälen unterwegs ist und viele Nachrichten erhält, dem ist es sicher schon passiert, dass er eine Nachricht übersehen hat. Dies können Sie nun vermeiden, indem Sie auf Ihren Aktivitätsfeed gehen. Dort können Sie sich über den Schiebeschalter nur die "ungelesenen" Nachrichten anzeigen lassen.

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Microsoft Ignite 2022 – Teil 2

3. November 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft gab auf der Ignite bekannt, dass die Office App von der neuen Microsoft 365 App abgelöst wird. Natürlich mit einem neuen Logo. Dies betrifft Android, iOS und iPadOS, Windows sowie das Web. Die Umstellung soll schrittweise bereits ab November 2022 erfolgen. Die Microsoft App soll alle Office Apps wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und OneNote enthalten und auch den gesamten Content des Microsoft 365 Kontos. Drittanbieter und eigene Applikationen können ebenfalls angezeigt werden.

Einen ersten Einblick erhalten Sie im Video

In OneNote im Web und in OneNote für Windows10 können Sie im Bereich Zeichnen mathematische Formeln u.a. handschriftlich eingegeben werden. Markieren Sie den kompletten Bereich, den Sie eingegeben haben und klicken Sie auf Mathematik. Es öffnet sich rechts im Bild eine Leiste, die die Formel anzeigt. Nun können Sie auf Auswerten klicken und OneNote berechnet das Ergebnis. Der Rechenweg, also die einzelnen Schritte zur Lösung, werden auch angezeigt. Gerade im Bildungssystem eine tolle Unterstützung für Kinder.

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Microsoft Ignite 2022 – Teil 1

2. November 2022 Posted by Gerda Marx

Die Mesh Avatare hatte Microsoft bereits auf der Ignite im November 2021 vorgestellt. Mit den Avataren sollen User in einem ersten Schritt eine zusätzliche Möglichkeit haben, sich in einem Teams-Meeting darzustellen. Bisher konnten die User entweder die Kamera an- oder ausstellen. Die ersten Avatare sind für private Kunden in der Vorschauverfügbar. Sie können bis zu drei Avatare erstellen. Organisatoren, die an Mesh-Avataren in der Vorschau interessiert sind, können sich hierzu anmelden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Ab Februar 2023 soll es eine zusätzliche Teams Premium Lizenz als Addon geben. Für ca. 10 Euro pro User/Monat gibt es mit Premium zusätzliche Funktionen für Meetings und Webinare. Bspw. wird es eine Möglichkeit geben, ein Wasserzeichen zu aktivieren. So können die Teilnehmer zwar Screenshots in der Präsentation erstellen, jedoch wird das Urheberrecht der Präsentationsunterlagen damit gewahrt. Auch eine KI gestützte "intelligente Zusammenfassung" der Aufzeichnung mit automatisch generierten Kapiteln soll es geben uvm.

Einige Funktionen, die es bereits jetzt in der Vorschau in Teams gibt, sollen dann nur noch in der Premium Version verfügbar sein, z.B. die Livetranskription in verschiedene Sprache oder in Texten. Was genau in Teams Premium kommen wird und wie die tatsächlichen Kosten aussehen, wird Microsoft erst Anfang 2023 verkünden. Bisher sind es nur Planungen. In einer Vorschauphase können die Unternehmen dann die Funktionen testen und entscheiden ob sich eine zusätzliche Lizenzierung rentieren.

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Neues in Microsoft 365 im August

9. September 2022 Posted by Gerda Marx

In SharePoint wird Microsoft zukünftig die Grenzwerte der Website-Collections von 2000 Unterseiten durchsetzen.

Die Begrenzung von 2000 Bibliotheken, Listen oder Unterwebseiten gibt es von Microsoft schon länger, jedoch konnte dies ohne Probleme übergangen werden. Microsoft hat jedoch angekündigt, diese Regelung ab November bis spätestens Ende Dezember 2022 auch durchzusetzen. Ab diesem Zeitpunkt können Sie bei einer Website, die bereits mehr als 2000 Listen, Bibliotheken oder Unterwebseiten hat, keine neuen mehr hinzufügen. Sie erhalten dann eine Fehlermeldung. Es wird lt. Microsoft keine Löschungen von vorhandenen Seiten, Bibliotheken oder Listen geben.

Einige Webparts werden visuell überarbeitet, wie bspw. der Gruppenkalender und Quick Links. "Wir führen 3 neue SharePoint-Teamwebsitevorlagen ein, die Ihnen beim Erstellen von Websites für Ihren IT-Helpdesk, Ihr Krisenkommunikationsteam und Ihr Onboarding-Team für neue Mitarbeiter helfen sollen." heißt es in der Roadmap 93423

Um die Navigation Ihrer SharePoint Webseiten für die User zu erleichtern, stellt Microsoft ein neues Feature zur Verfügung. So können Sie bspw. die Navigationsleiste in SharePoint anpassen, damit die User eine neue Seite einfacher in einem neuen Tab öffnen können . Die Bereitstellung hierfür soll ab September erfolgen. Wie es genau funktioniert hat Microsoft auf einer Support Seite dokumentiert. Diese Einstellung können jedoch nur die Eigentümer der Websites vornehmen.

Auf dem iPad können Sie als Insider Ihre Handschrift in Text konvertieren, wenn Sie mit einem Apple Pencil arbeiten. Dies funktioniert in den Mobilen Apps von Word, Excel, PowerPoint und auch in OneNote. Dazu müssen Sie auf dem iPad unter Einstellungen beim Stift die Scribble Funktion aktivieren.

Als Insider können Sie die Diktier-Funktion in OneNote testen. Dies funktioniert sowohl in der Windows Desktop App als auch in der Web-App. Bei der Mac-Desktop App funktioniert sie allerdings noch nicht.

Excel Live ist in der Preview! Während eines Meetings können Sie gemeinsam an einer Excel-Tabelle arbeiten. Dazu müssen Sie die Datei im Meeting freigeben über den Excel Live Button. Bis Ende Oktober soll es allen Usern zur Verfügung gestellt werden.

In Word können Sie gemeinsam an vertraulich verschlüsselten Dokumenten arbeiten, sofern diese in SharePoint oder OneDrive gespeichert sind. Dazu müssen Sie die "gemeinsame Erstellung" aktivieren. Durch die Aktivierung des gemeinsamen Erstellens wird das automatische Speichern ebenfalls aktiviert. Bisher war es nicht möglich, an vertraulichen Dokumenten zeitgleich mit anderen Kollegen zu arbeiten. Das Dokument stand den Kollegen, die darauf ebenfalls zugriff hatten, nur Schreibgeschützt zur Verfügung, sobald es bearbeitet wurde. Diese Funktion ist bereits allgemein ausgerollt. Welche Voraussetzungen gelten bzw. was Sie genau beachten müssen, können Sie in der Microsoft Dokumentation nachlesen.

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Microsoft 365 – Neues im Mai

13. Juni 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft 365 und Teams haben wieder einige Neuerungen im Mai erhalten.

Der Helligkeits-Filter für Teams ist endlich da! Kennen Sie das Problem: Es ist heller Tag, aber Ihr Videobild im Teams Meeting ist sehr dunkel, da der Lichteinfall für Ihre Kamera nicht vorteilhaft ist? Damit ist jetzt Schluss. Sie können bereits vor Eintritt in das Teams-Meeting den Helligkeitsfilter aktivieren. Dies können Sie in den Einstellungen, rechts unter Ihrem Kamera-Bild einstellen, aber auch während des Meetings ist dies über Einstellung möglich.

Die Rauschunterdrückung in Teams ist nun auch für Mac und iOS verfügbar. Für Windows Rechner gibt es sie schon länger. Nun können Geräusche aus dem Hintergrund unterdrückt werden. Diese Einstellungen können sie in Teams ändern, indem Sie in die Einstellungen gehen und. Im Bereich Geräte die Rauschunterdrückung einstellen.

Microsoft ermöglicht es Downloads, welche in Teams getätigt werden, in beliebigen Ordner zu speichern. Der User kann in den Teams Einstellungen über "Dateien“ einen Pfad auswählen, um die Downloads in einen eigenen Ordner zu speichern.

Auf der Microsoft Build wurde bekannt gegeben, dass es den Organisatoren von Teams Meetings bald ermöglicht wird, externe Teilnehmer vom Chat auszuschließen. Die ausgeschlossenen Gäste haben dann keinen Zugriff auf den Chatverlauf, weder lesend noch können sie sich an diesem beteiligen. Dieses Feature soll ab Juli verfügbar sein.

"Teams Multi-Window-Unterstützung ist für Virtual Desktop Infrastructure (VDI) für Azure Windows Desktop, Windows 365 und Vmware verfügbar. Die Multi-Window-Funktion bietet Benutzern die Möglichkeit, Chats, Meetings oder Anrufe in separaten Fenstern anzuzeigen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Darüber hinaus befinden sich Besprechungs- und Anrufsteuerungen wie Stummschaltung, Video, Chat und Verlassen jetzt oben im Besprechungsfenster, sodass sie immer verfügbar sind und niemals den zugrunde liegenden Inhalt blockieren." lt. Microsoft.

Um zu testen, ob die Multi-Fenster bei Ihnen aktiviert sind, können Sie bspw. in Teams einen Chat öffnen und mit der rechten Maustaste auf eine Person klicken. Erscheint ein "Chat ausklappen/Pop out chat" ist es aktiviert

Forms ist eine nützliche App in Teams, um Umfragen während des Meetings durchzuführen. Wenn Sie die Forms-App im Meeting hinzufügen, wird der Name der App in Umfragen geändert. Darüber hinaus wurden auch einige neue Vorlagen hinzugefügt. Auch die Forms App im Web hat ein Update erhalten. Hier sind neben neuen Vorlagen auch die Startseite überarbeitet worden. Die Vorlagen sind nicht nur für Einsteiger praktisch, auch Fortgeschrittenen erhalten nochmal neue Ideen.

Mac Nutzer können nun, wie Windows User auch, ein lokales Backup von OneNote erstellen.

OneNote auf iOS hat ein Widget erhalten, womit die Bedienung einfacher wird, bspw. um eine neue Kategorie zu erstellen.

Microsoft hat die Richtlinieneinstellung für die Office Preview geändert. Administratoren können nun einzelnen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die neuen Features als erstes zu testen. Die Erweiterung beinhaltet, dass nun auch Mac User an der Preview teilnehmen können. Wenn Sie für die Public Preview freigeschaltet sind, erscheint in Ihrer Teams App bspw. ein "P" oben neben Ihrem Profilbild.

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Preview des neuen Outlook für Windows

25. Mai 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft Nutzer, die für das Insider Programm angemeldet sind, können das neue Outlook testen, allerdings nur für Windows. Die Preview hierfür wurde am 17.05.22 freigegeben. Microsoft plant die vielen verschiedenen Version wie Outlook im Web, Windows und Mac dauerhaft in einer App zu vereinen: Im "One Outlook". Ob sich jedoch diese Version in die Tat umsetzen lässt? Es braucht alles seine Zeit. Doch erstmal zu den Neuerungen in Outlook, welche jetzt in der Preview sind.

Optisch unterscheidet sich die neue Version nicht von der bisherigen, allerdings kann die Auswahlleiste oben umgestellt werden. An wichtige Mails soll der User erinnert werden, wenn sie nicht beantwortet werden. Sollte keine Antwort notwendig sein, kann der User den Hinweis auf diese Mail manuell deaktivieren. Wie die Auswahl von wichtigen Mails erfolgt, kann leider nicht nachvollzogen werden. Emails können oben angepinnt werden, damit kann der User für ihn wichtige Mails besser im Blick behalten.

Das neue Outlook erhält Loop Komponenten, diese können in Teams Chats oder in Outlook-Emails eingefügt werden. Wenn Sie eine Mail mit einer Loop Komponente versenden, wird bspw. dieses Dokument oder diese Liste immer aktuell gehalten, auch wenn darin nach dem Versand der Mail etwas geändert wurde.

Nun ist es möglich, mit @files ein Dokument anzuhängen. Bisher konnten die User mit @Mention eine Person als Empfänger benennen. Achtung: Dies funktioniert jedoch nur, wenn das Dokument in der Cloud gespeichert ist! Sie müssen direkt nach dem @ beginnen, den Dokumentennamen einzugeben und erhalten dann die Auswahl der zur Verfügung stehenden Files.

Bei der Terminplanung kann jetzt angegeben werden, ob man persönlich oder "nur" virtuell erscheint. Eingehende neue Mails können in "My Day" per Drag & Drop kopiert werden, damit diese in ToDos und Kalendereinträge umgewandelt werden. Sehr hilfreich, wenn der Vertrieb bspw. Bestellungen per Mail erhält und diese abarbeiten will und Termine eingehalten werden müssen. Mit der neuen Outlook-Kalender-Board-Ansicht können Sie Ihren Kalender individueller gestalten.

"Eine der besten Möglichkeiten, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu behalten, besteht darin, ihn sauber zu halten und Nachrichten zu priorisieren. Das neue Outlook verfügt über weitere Regeln, mit denen Sie Ihren Posteingang automatisieren können, und Sweep ist eine einfache Möglichkeit, dies zu tun. Mit Sweep können Sie E-Mails stapelweise verschieben und Regeln auf zukünftige eingehende Nachrichten anwenden. Alle Nachrichten löschen, die von jemandem kommen? Kein Problem! Sie möchten nur die neueste Werbebotschaft behalten, fertig!" so verspricht es Insider.office

Eine nette Erweiterung werden die Antwort-Emojis auf eine E-Mail sein, laut Roadmap sollen diese ab Juli 2022 in die Preview kommen. Einige User lieben sie, andere mögen sie gar nicht. Bei der Frage, ob sie für Emails wichtig sind, werden die User sich wahrscheinlich nicht einigen können. Wenn jedoch eine Mail an einen großen Verteiler geschickt wird, könnte es durchaus praktischer sein, wenn man über die Emojis eine einfache schnelle Rückmeldung erhält.

Die Beta hat noch einige Einschränkungen und beinhaltet auch noch nicht alle Funktionen der Endversion. Was jedoch praktisch ist: Der User kann einfach mit einem Klick von der jetzigen auf die Testversion umschalten und wieder zurück.

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Neues von Microsoft 365 im April

20. Mai 2022 Posted by Gerda Marx

Von der mobilen Teams App kennen es viele User schon: Die vorgeschlagenen Antworten im Chat. Nun sind diese auch in der Desktop App verfügbar. Optimal für schnelle kurze Antworten.

Der Präsenter Modus hat ein Update erhalten! Sie können nun auswählen, ob Sie als Präsenter links oder rechts im Bildschirm angezeigt werden möchten. Die Größe des Präsenters kann ebenfalls angepasst werden und ist in allen Modi verfügbar.

Ihre Outlook Kontakte werden nun in der Teams Telefonie angezeigt. Allerdings nur diejenigen, bei denen eine Telefonnummer hinterlegt wurde. Diese Funktion ist für alle Benutzer verfügbar, denen eine Telefonnummer von Teams zugeordnet wurde. Ihre Telefonnummer sollte Ihnen dann per Mail mitgeteilt worden sein. Sollten sie keine "Teams-Telefonnummer haben, jedoch eine benötigen, sprechen Sie bitte Ihren Administrator an.

Organisatoren eines Kalendereintrages sollen bald direkt beim erstellen des Termins einstellen können , ob Sie zu dieser Zeit verfügbar, beschäftigt oder außer Haus sind. Lt. Roadmap befindet sich diese Funktion in der Bereitstellung. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Einstellungen manuell vornehmen müssen. Bisher ist es in Teams so, dass man bei Terminen beschäftigt ist und als nicht verfügbar angezeigt wird.

Die verbesserter Suchfunktion in Teams gibt es bereits seit März. Hier können die Suchergebnisse nochmals gefiltert werden. So kann im Suchfilter eingestellt werden ob die Suche in einem Chat oder Teams-Kanal stattfinden soll. Ebenfalls kann ein Datum bzw. ein Zeitraum eingegeben werden.

Die Web-App von Teams hat eine Audio-Ausgabe erhalten. Dies war bisher nur der Desktop-App vorbehalten. Es ist vor allem dann praktisch, wenn der User ein Video teilen möchte.

Den Together Mode kennen wir schon lange, hier werden in einem Bild alle Teilnehmer der Besprechung gezeigt, z.B. in einem Hörraum. In der Public Preview befindet sich der Together Mode, den der Organisator für alle Teilnehmer einstellen kann.

ToDo erkennt bald ein Fälligkeitsdatum in einer Beschreibung. Wenn z.B. "neue Vorgaben für die Urlaubsplanung morgen vorlegen" in der Beschreibung auftaucht, dann erkennt das System erkennt "morgen" und ermöglicht die Erstellung einer neuen Aufgabe.

Im Rollout befindet sich die Möglichkeit sich mit mehreren Konten in einer Web-App im Browser anzumelden. Bisher konnte sich der User nur mit einem O365 Konto im Browser anmelden, um dann mit den Applikationen zu arbeiten. Gerade wenn User mit mehreren Konten arbeiten müssen, ist es sehr zeitaufwendig, sich ständig ab und anzumelden. "Von April bis Juni wird diese Funktionalität in weltweiten Umgebungen von Office.com, Word, Excel, PowerPoint für das Web, Outlook im Web, OneDrive für das Web, SharePoint und Microsoft 365 Admin Center eingeführt." lt. Microsoft. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie in O365 auf Ihr Profil-Foto klicken und ein weiteres Konto anmelden. ACHTUNG: Sie müssen sich in der Anwendung anmelden und nicht im Web-Browser! Falls Sie eine Fehlermeldung erhalten, kann dies an den Cookie Einstellungen liegen. Hilfe finden Sie auch auf den Seiten von Microsoft

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OneNote im Web – neue Funktionen

21. April 2022 Posted by Gerda Marx

OneNote ist eine Applikation von Microsoft mit vielen Funktionen und Möglichkeiten für ein digitales Notizbuch. Es kann als einzelne Desktop-App, im Web oder auch in Teams genutzt werden. Jeder Nutzer von Office 365/Microsoft 365 kann ein eigenes Notizbuch anlegen, auf das nur er Zugriff hat. Es kann aber auch ein Notizbuch für einen Teams-Kanal angelegt werden, an dem alle Teams-Mitglieder gemeinsam arbeiten können, bspw. zur Vorbereitung von Meetings, Protokoll Notizen etc. Microsoft hat auch hier immer wieder die Funktionen erweitert. Einige neue Funktionen aus dem Februar sind mir erst jetzt aufgefallen.

Hier kommt die erste neue Funktion: Wenn Sie OneNote im Web nutzen, können Sie bspw. wählen, ob Sie nur Lesen möchten oder im Notizbuch arbeiten. Der Lesemodus hat den Vorteil, dass keine versehentlichen Änderungen durchgeführt werden können.

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Microsoft Teams – März update

24. März 2022 Posted by Gerda Marx

Wir haben einige Ankündigungen für Sie zusammengestellt, welche zu Microsoft 365 veröffentlicht wurden.

Teams Connect war auf der Ignite 2021 ein besonderes Thema. Nun ist es in der Public-Preview. Mit diesem Feature können externe Personen zu einem Teams Channel hinzugefügt werden und gemeinsam an Projekten teilnehmen. Das Besondere dabei ist, dass die Externen nicht mehr den Tenant wechseln müssen oder zwei Teams Channels angelegt werden müssen. Alle können in einem Team Channel Daten, Dokumente und Chat nutzen. "Dies vermeidet übermäßiges Teilen und beseitigt die Notwendigkeit, neue Teams zu erstellen, wenn die Zusammenarbeit in bestehenden Kanälen auf andere außerhalb des Teams ausgeweitet werden muss." heißt es in einem Tech Community Blog bei Microsoft. Dabei hat das Unternehmen immer die Kontrolle über die Shared Channels, da diese Funktion erst von den Admins freigeschaltet werden muss.

Loop Components ziehen in Outlook ein. Im Januar 2022 wurden die ersten Loop Components in Teams freigegeben. Damit können Sie gemeinsam mit Kollegen in den Kanälen an Dokumenten arbeiten und diese werden automatisch synchronisiert bei allen Teilnehmern. Office Insider können die Loop Components in Outlook jetzt schon nutzen. Wenn Sie dies ebenfalls möchten, können Sie sich bei Office Insider anmelden.

Die Telefonie in Teams wird weiter ausgebaut. "Teams Phone wird in Kürze mit Operator Connect Mobile in Zusammenarbeit mit einigen der innovativsten Telekommunikationsbetreiber der Welt, darunter BT, Rogers, Swisscom, Telia und Verizon, eine echte Mobile-First-Erfahrung bieten. Dadurch erhalten Sie eine Telefonnummer für Ihre Festnetz- und Ihre Handynummer, unabhängig davon, auf welchem Netzwerk oder Gerät Sie sich befinden. Sie können Anrufe auch ohne Unterbrechungen über Netzwerke und Geräte hinweg verschieben, z. B. wenn Sie von Ihrem Mobilfunkdienst zu Ihrem Büro-WLAN wechseln. Operator Connect Mobile for Teams Phone wird im nächsten Quartal mit ausgewählten Betreiberpartnern in die Vorschau gehen. Weitere Informationen finden Sie im Ankündigungsblog von Operator Connect Mobile." lt. Microsoft

Mit dem Record Studio in PowerPoint können sie Ihre Präsentationen mit Ton verfilmen und bspw. für Schulungszwecke bereitstellen. Die Aufnahmen können Sie teilen und die Kollegen können diese abrufen oder in einem Teams-Meeting präsentieren, ohne das Sie selbst anwesend sind. Folien können auch nach der Aufnahme geändert und für die Aktualisierung exportiert werden. Wie dies genau funktionieren wird, wird Ihnen im Tech-Community Blog und auf der Support Seite von Microsoft erklärt. Das PowerPoint Record Studio ist nun allgemein verfügbar. Ebenfalls für PowerPoint hat Microsoft im September Cameo angekündigt, womit Sie Ihr Videobild in eine PowerPoint Präsentation einfügen können. Cameo soll im zweiten Quartal 2022 verfügbar sein. Da ergibt es natürlich Sinn, dass Microsoft Cameo und das PowerPoint Record Studio verbinden möchte. Diese Kombination soll ebenfalls im zweiten Quartal 2022 zur Verfügung stehen.

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Neues von Microsoft Teams im Februar

4. März 2022 Posted by Gerda Marx

Beim umbenennen eines Teams Channels wird der zugeordnete SharePoint Order umbenannt. Wenn Sie einen Teams Kanal angelegt haben und diesem im Nachhinein einen neuen Namen gegeben haben, hatten Sie bisher das "Problem", dass der SharePoint Ordner nicht automatisch mit umbenannt wurde. Dies hat schon mal für Verwirrung gesorgt, wenn die Teams-Mitglieder Dokumente direkt in SharePoint gesucht haben. Hier hat Microsoft jetzt nachgebessert, lt. Roadmap Nr 72211 wird nun auch der Name in der SharePoint Library automatisch geändert. Die Nachbesserung befindet sich in der Bereitstellung!

Aber ACHTUNG: Dies gilt nur für neue Umbenennungen, bei bereits geänderten Channel-Namen bleibt alles beim Alten!

Das eigene Videobild kann nun ausgeblendet werden. Für einige Personen ist es unangenehm bzw. irritierend, wenn Sie ihr eigenes Videobild bei einer Präsentation sehen. Für diese User hat Microsoft die Möglichkeit geschaffen, das eigene Bild auszublenden.

Die Funktion "Mein Video-Bild spiegeln" wurde bereits im Januar ausgerollt. Dadurch sieht der User sich in derselben Perspektive, wie die anderen Teilnehmer ihn sehen. "Die Funktion 'Mein Video spiegeln' bietet dem Benutzer die Möglichkeit, die Spiegelung seines Videos aufzuheben und dadurch die gleiche Ansicht wie die anderen Benutzer in der Besprechung zu haben. Durch das Entspiegeln des Videos sieht der Benutzer den Text korrekt. Kein umgedrehter Text mehr im Hintergrund oder beim Halten eines kleinen Whiteboards beim Unterrichten von Grundschulkindern. Diese Funktion ist hilfreich in Galerie-, großen Galerie-, ppt-content-only-Sharing- und ppt-live-Szenarien." heißt es in der Roadmap von Microsoft

Benachrichtigungen und anrufe können Sie in Meetings stumm schalten. Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, kann es schon mal nervig sein, wenn Sie während einer Präsentation Nachrichten erhalten. Damit dies nicht mehr vorkommt, können Sie in den Einstellungen von Teams die Benachrichtigungen und Anrufe stumm stellen. Die Nachrichten werden Ihnen zwar weiter zugestellt jedoch ohne aktive Benachrichtigung in Form eines Banners oder Feeds. Um diese Einstellungen vorzunehmen, gehen Sie in den Teams Einstellungen auf die Benachrichtigungen. Unter dem Punkt Besprechungen und Anrufe können Sie die Einstellung aktivieren. Diese Einstellung gilt dann generell für alle Besprechungen.

Microsoft hat für März angekündigt, das auch externe Gäste oder anonyme Benutzer in einer Besprechung das Whiteboard nutzen können. Bisher konnten nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens das Whiteboard nutzen und gemeinsam daran arbeiten. Nun soll es auch Externen während der Besprechung zugänglich sein. Lt. Dr.Windows "…müssen zwei Voraussetzungen erfüllt werden: Der Zugriff muss vom Administrator aktiviert werden – oder besser gesagt, er darf nicht blockiert worden sein, denn standardmäßig wird der Gastzugriff eingeschaltet. Außerdem muss das Whiteboard in OneDrive for Business gespeichert sein, was in Kürze standardmäßig passiert."

Allerdings ist der externe Zugriff nur während des Meetings möglich, nach der Besprechung haben die externen Teilnehmer keinen Zugriff mehr auf das Whiteboard!

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Neues von Microsoft 365

28. Januar 2022 Posted by Gerda Marx

Auch im Januar gibt es einige Neuerungen für Microsoft 365.

Bereits im November hat Microsoft mit der Mitteilung MC274188 angekündigt, dass aufgezeichnete Teams-Meetings, die im OneDrive gespeichert werden, ab Januar 2022 nach 60 Tagen gelöscht werden. Diese Änderung wird von Microsoft im Januar 2022 im Admincenter automatisch eingestellt. Dort kann die Einstellung nach dem Rollout deaktiviert oder die Aufbewahrungsfrist geändert werden.

Alle Teams User haben nun die Möglichkeit, mit privaten User außerhalb Ihrer Organisation zu chatten. „Mit diesem Update können Teams-Benutzer in Ihrer Organisation einen 1:1- oder Gruppenchat mit Teams-Benutzern starten, die ihre persönlichen Konten verwenden und umgekehrt“, erklärt das Unternehmen in der aktualisierten Message Center-Benachrichtigung.„Personen können jeden Teams-Benutzer mit einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zum Chat einladen und innerhalb der Sicherheits- und Compliance-Richtlinien ihrer Organisation bleiben. Diese Funktion gilt für Teams im Web, auf dem Desktop und auf Mobilgeräten.“ lt. Mary Jo Foeley. Die Funktion wird mit dem Rollout aktiviert. Ein Admin kann die Nutzung anschließend einschränken. Die Einladung zum Chat muss von einem Business Konto ausgesprochen werden. Ein Dateiaustauch oder Telefonie ist nicht möglich.

Nutzer der Desktop-App haben sie schon lange: Die Hintergrundeinstellungen für Teams-Meetings. Wenn Sie Microsoft Teams im Web nutzen, können Sie nun auch dort Ihren Hintergrund anpassen.

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Neues von Microsoft 365

28. Januar 2022 Posted by Gerda Marx

Auch im Januar gibt es einige Neuerungen für Microsoft 365. Bereits im November hat Microsoft mit der Mitteilung MC274188 angekündigt, dass aufgezeichnete Teams-Meetings, die im OneDrive gespeichert werden, ab Januar 2022 nach 60 Tagen gelöscht werden. Diese Änderung wird von Microsoft im Januar 2022 im Admincenter automatisch eingestellt. Dort [...]

Der Beitrag Neues von Microsoft 365 erschien zuerst auf hedersoft Blog.

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hs.ProcessConnect – die Metamorphose Ihrer Workflows

26. November 2021 Posted by Gerda Marx

In jedem Unternehmen gibt es Abläufe die automatisiert erledigt werden, da sie immer wieder vorkommen oder manuell sehr zeitaufwendig sind. Egal ob es um Bestellungen geht, die durch einen Mindestlagerbestand automatisch ausgelöst werden oder Benutzeraktionen z. B. für die Genehmigung von Urlaub. In jedem Unternehmen treffen wir sie an!

Unternehmen die auf Microsoft/Office 365 oder SharePoint On Premises setzen, haben die Möglichkeit kleinere Workflows über verschiedene Microsoft Applikationen wie Workflow 2010, Workflow 2013 oder PowerAutomate zu verarbeiten. Diese sind in erster Linie auf das Microsoft Ökosystems zugeschnitten, Drittanbieter können oft nur einzelne Bereiche abdecken, so dass mitunter mehrere Lösungen in einem Unternehmen genutzt werden, die jeweils in ihrer eigenen Welt agieren. Mehrere Lösungen bedeuten jedoch auch höhere Ausgaben für die Lizenzen und die Betreuung der Systeme.

Ob Sie nun unterschiedliche Systeme nutzen oder mehr aus ihren aktionsgetriebenen Workflows unter Microsoft/Office 365 oder SharePoint On Premises herausholen wollen, Sie sollten sich hs.ProcessConnect ansehen! Wenn Sie keine Insellösungen, sondern ein vernetztes Zusammenarbeiten für alle (richtigen und wichtigen) Geschäftsprozesse einsetzen möchten, sollten wir uns unterhalten!

hs.ProcessConnect verbindet und verknüpft nicht nur Microsoft 365/SharePoint On Premises mit Camunda, der führenden BPMN 2.0 Prozesslösung, sondern sämtliche businessrelevanten Anwendungen. Dies können sowohl HCL Notes Anwendungen als auch andere „Rest-fähige“ Applikationen sein. Des Weiteren können Workflows aus Quellanwendungen (z. B. HCL Notes) nach Camunda migriert werden.

hs.ProcessConnect kann noch mehr. Wir stellen Ihnen auf der European Collaboration Summit, vom 29.11 – 02.12.2021 in Düsseldorf, hs.ProcessConnect vor. Sie finden uns auf dem Stand 51-56 der Major League SharePoint. Kommen Sie vorbei, wir freuen uns auf Ihren Besuch.

Sie können aufgrund der aktuellen Situation oder generell nicht zur CollabSummit kommen? Dann kontaktieren Sie uns direkt. Vereinbaren Sie mit uns einen unverbindlichen Termin für eine Präsentation vom hs.ProcessConnect.

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Tags: MS Workflow, Office 365, Prozesse abbilden, Prozesse migrieren, prozessmanagement, sharepoint, Uncategorized, Workflows
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