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Dieser Tage habe ich einen Bericht über das Gartner Digital Workplace Summit gelesen. Bei aller gebotenen Vorsicht gegenüber Analysenmeinungen wurden doch einige interessante Fakten und Prognosen präsentiert. Schlüsselthema waren mobile Endgeräte und Anwendungen, die den digitalen Arbeitsplatz mehr und mehr verändern. Das Smart Phone liegt heute fast auf jedem Nachttisch. E-Mails – auch dienstliche – werden zu allen möglichen und unmöglichen Zeiten auf ebenso normalen wie außergewöhnlichen Orten gecheckt.

Mittlerweile geht es jedoch nicht mehr nur um mobile E-Mail. Auch andere Apps gehören heute zum Standardausstattung jedes Smart Phones (oder Tablets). Dropbox oder entsprechende Varianten werden zum Teilen von Dokumenten und Fotos genutzt. Evernote dient als persönliches Notizbuch, das quer über alle Geräte, Browser oder Mac verfügbar und synchron ist. WhatsApp ersetzt auch bei der älteren Generation konventionelle SMS. Und nur zu oft werden solche Apps nicht nur für private Zwecke genutzt.

Das ist der Moment, in dem die Unternehmens-IT nervös wird und reagiert beziehungsweise reagieren muss. Die typische erste Reaktion 1 ist, das Nutzen privater, mobiler Endgeräte erst einmal komplett zu verbieten. Die intelligentere und in mobilen Zeiten angemessenere Vorgehensweise ist, entsprechende Richtlinien für das mobile Arbeiten zu entwickeln und zu kommunizieren sowie Lösungen zur Verwaltung und Sicherung der Smart Phones und Tablets einzusetzen. Diese Anwendungen ermöglichen es beispielsweise, Unternehmensdaten von den Geräten zu löschen, falls ein Gerät einmal verloren geht. Wichtig ist in diesem Zusammenhang ein offener Dialog zu durchaus heiklen Themen wie Trennung von privaten und Unternehmensdaten oder dem komplette “Wipen” – Löschen aller Daten, auch der privaten -, wenn das Handy mal abhanden kommt. Der Mitarbeiter sollte wissen, was passiert, wenn er sein privates Gerät auch dienstlich nutzt.

Doch natürlich geht es heute nicht mehr nur um das Management der Geräte. Neben Bring Your Own Device (BYOD) ist die schon skizzierte Problematik Bring Your Own Apps (BYOA) eine mindestens ebenso wichtige Herausforderung. Die Anwender sind ihr Dropbox gewohnt und wollen eigentlich gar nicht zu Programmen wechseln, die die Unternehmens-IT vorsieht. Sie bevorzugen es, weiter WhatsApp’en statt Enterprise-Lösungen zu nutzen. Das liegt nur zu oft daran, dass die mobilen Lösungen, die die IT anbietet, typische Programme sind, wie wir sie von Unternehmenssoftware kennen. Komplexe Bedienung, endlose Untermenüs, unverständliche Benutzerführung, Funktionen, die man viermal alle Schaltjahre braucht. Kurz gesagt, genau das Gegenteil der Apps, die die Anwender privat kennen.

Langsam setzt jetzt ein Umdenken bei den Anbietern professioneller Unternehmenslösungen ein. Sie orientieren sich – hoffentlich – an den erfolgreichen “privaten” Apps. Dies hat auch eine Reduktion auf das Wesentliche zur Folge. Ich muss dabei beispielsweise an iAWriter denken. Dies war meine Textverarbeitung, bevor andere Schreibprogramme für iOS auf den Markt kamen. Die Oberfläche war und ist sehr reduziert und darf fokussiert, dass man auf einem Tablet oder Smart Phone einfach einen Text schreiben kann. Kein Schnickschnack mit Formatierungen, Inhaltsverzeichnis und anderen Features, die man eher selten braucht.

Genau solche Prinzipien müssen für mobile Unternehmensapp gelten. Nicht umsonst werden unterdessen Lösungen nach den Prinzipien von IBM Design Thinking zusammen mit den künftigen Anwendern entworfen, oft zuerst für mobile, dann für klassische Desktopnutzung. Ein Umdenken hat eingesetzt. Es wird unterdessen erkannt, wie wichtig gute Apps sind, denn mobile Nutzer sind ungeduldig und noch weniger fehlertolerant. Apps, die nicht schnell starten und reagieren, werden einfach schnell nicht mehr genutzt und gelöscht.

Mittlerweile es geht nicht mehr nur um klassische Anwendungen wie E-Mail, Chat, File Sharing oder Fotos austauschen. Mehr und mehr werden Apps auf den Markt gebracht, die als Business-To-Employee-Lösungen Arbeit in verschiedensten Industrien grundlegend verändern. Die Flugbegleiterin nutzt ein App, mit der sie den Fluggast bei Verspätung direkt im Flieger auf einen Anschlussflieger umbuchen kann. Der mobile Servicetechniker hat alle notwendigen Informationen auf seinem Tablet, um den Telefonkommunikationsanschluss und die Geräte draußen beim Kunden direkt reparieren zu können. Die Krankenschwester hat alle Möglichkeiten und Informationen, um den Patienten besser betreuen und Daten im Krankenzimmer eingeben zu können. Viele Branchen und Berufsbilder werden künftig anders arbeiten. Und angesichts von Wearables und dem Internet of Things kommt noch weitere Dynamik dazu.

Wenn wir heute über Arbeiten 4.0 reden, dann sprechen wir automatisch von mobilem Arbeiten, von neuen Arbeitsweisen und -formen und von einer Vielzahl von Apps, die auf den Geräten zum Einsatz kommen. Das reicht von klassischen Collaborations-Lösungen bis hin zu Branchenlösungen, die wie erwähnt ganze Berufe verändern. Wir reden auch von einer App Economy, bei der sich eine Vielzahl von Apps auf dem Smart Phone und Tablet befinden. Oft sind diese Anwendungen genau für eine Aufgabe gemacht, nicht die Multifunktions- und Schweizer-Messer-Anwendungen, wie wir sie vom klassischen Desktop her kennen.

All das erfordert ein umfassendes Konzept, gerade auch für Betrieb und Sicherheit im mobilen Unternehmen. Mindestens genau so wichtig ist ein gemeinsames Verständnis von Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Geschäftspartnern und Kunden in einer vermeintlichen Always On– und Mulitkanalwelt. Viel Zeit, an den entsprechenden technischen, organisatorischen und ethischen Rahmenbedingungen zu arbeiten, bleibt dabei angesichts der rasanten digitalen Transformation nicht.