Technology can effectively boost work productivity, but large numbers of digital communication streams can leave teams feeling overwhelmed. Unifying your communication tools makes connecting with colleagues and clients friction-free while supporting their ability to stay connected and effective on their own terms. Businesses have a number of great tools out there to choose from, but they should adopt an employee-first strategy that addresses worker’s priorities and preferences.
After all it is time to simplify collaboration and communication. The Email-Generation communicates through their inbox, forcing the younger generation into Email jail, the Facebook-Generation sticks to Social Collaboration and Enterprise Social Networks, trying hard to convince coworkers that sharing is much more efficient than inbox silos.
And now the WhatsApp-Generation, the Mobile Generation asks for a much improved user interface (UI) and ease of use oriented on mobile devices. More and more working remotely, being always on can and should not be the solution. It is time to think about, how we can resolve this dilemma. And it is time to think about which role artificial intelligence and cognitive technologies can play to finally make enterprise collaboration easier.
Rund 22 Minuten am Tag verbringen Büroangestellte der Befragung zufolge damit, im Firmennetzwerk nach Dokumenten oder Bildern zu suchen. …
Eine unübersichtliche Dokumentenablage sei demnach der größte Zeitfresser. 31 Prozent der Befragten sagten, sie verlören täglich Zeit dadurch, dass Dokumente nicht leicht aufzufinden oder zu teilen seien.
Passt nicht nur zu meinem Beitrag zu Dateianhängen. Noch immer haben wir das Dokumentenproblem nicht im Griff, obwohl wir uns seit Jahren, ja Jahrzehnten damit befassen. Sicher wird das auch Thema bei Uli Kampffmeyers Besen am 6. Oktober auf der IT & Business sein, an dem ich unter Moderation von Uli zusammen mit Hanns Köhler-Krüner und Experten teilnehmen werde.
Jenseits der Frage eines vernünftigen Dokumentenmanagements stellt sich aber auch generell die Frage, wie wir den modernen Büroarbeitsplatz endlich produktiver gestalten, wie wir entlastet von zeitraubenden Routineaufgaben endlich schlauer arbeiten können. Darum geht es am 21. September beim Webcast der Computerwoche, wo ich mit Axel Oppermann und Detlef Korus über die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz und kognitiver Technologien diskutieren werde.
Interesting thoughts about Fear of Missing out (FOMO) – (German: die Angst, etwas zu verpassen) in the workplace and the potential impact of Cognitive Solutions on it.
Fear of Missing Out (FOMO) is an anxiety created by the idea that something exciting is going on somewhere else, usually online … and you are ‘missing out.’ It’s FOMO that drives us to constantly check Facebook for new posts and email for new messages. …
In the consumer world of social media, FOMO is a well-known phenomenon, but FOMO at work is new. While it also induces anxiety, unlike its consumer cousin, workplace FOMO has nothing to do with feeling left out socially and everything to do with dropping the ball on important work assignments.
I am not sure, if FOMO at work is really new, because I have seen to many people banned watching on their screen not to miss an important email from their boss. The symbolism and language the author is using are bit to militaristic for me (waiting for the bombshell, digital mines) and I still believe that a lot of stress is self-made focusing on the wrong things or – worse – not focusing at all to get things done.
But I do agree on the terror of notifications at the desktop, at the smart phone and … at the watch. I have switched off most of the notifications on my Apple Watch at all. I have reduced the number of notifications on my smart phone. And I am more and more switching off communication channels on my Mac, when I need to concentrate on work. Real-time communication is quite often the death of concentration. Don’t get me wrong: I am a fan of instant messaging, but this does not mean, that you have to be available every second. And yes, it seems that the number of tools, in particular the number of communication channels like email, instant messaging, activity streams, text messaging, video calls, social network notifications are the death of getting work done.
Cognitive solutions are one important approach to to distill and organize relevant information to refocus on work:
It’s for this reason that AI appears so promising for dealing with workplace FOMO. AI’s ability to distill large quantities of disconnected information into an ordered structure seems to be an effective way of overcoming the information overload associated with workplace FOMO.
This is why IBM puts Watson at work. But beyond the very promising technological solutions we need to teach our employees and colleagues to prioritize on the important work and not the ongoing noise. The concept of „Things I have to do for somebody“ and „Things somebody has to do for me“ implemented in IBM Verse is one simple way to keep track of tasks. Another, not at all technical way is to switch off channels for a dedicated time and work on a project without interruptions. You get so much more done. And then you can switch on your channels again not to miss the so important announcement of your boss.
To fight the beast we need Cognitive solutions and our very own self-organization and discipline.
McKinsey on the impact of Artificial Intelligence and robots on jobs:
Machines will change jobs, but they won’t fully take over from humans. The technical feasibility of automation is best analyzed by looking not at occupations as a whole, but at the amount of time spent on individual activities, and the degree to which these could be automated by using technology that currently exists and adapting it to individual work activities. Overall, we find that only about 5% of occupations could be fully automated by adapting current technology. However, today’s technologies could automate 45% of the activities people are paid to perform across all occupations. What’s more, about 60% of all occupations could see 30% or more of their work activities automated.
… Automation will fundamentally change the nature of organizations. The challenge for managers will be to identify where automation could transform their organizations, and then figure out where to unlock value, given the cost of replacing human labor with machines and the complexity of adapting business processes to a changed workplace. Most benefits may come not from reducing labor costs but from raising productivity through fewer errors, higher output, and improved quality, safety, and speed.
Don’t think it is very different in Germany, Austria and Switzerland:
In a survey of more than 2,200 workers in the US, UK and Australia conducted online by Harris Poll last month, Clarizen found US workers waste as much as 30 percent of the work week (assuming a 40-hour week) preparing for and attending status meetings.
That’s 11.8 hours per week, or nearly a day and a half of meetings and meeting preparation.
What’s left: 3.5 days of actual work.
Ein interessanter Beitrag mit 11 Regeln, wie man produktiver werden kann auf karrierebibel.de. Und auch die Infografik macht Spass. Ich zitiere nur mal die Regel 5 (weil ich dazu ja oft genug geschrieben habe), aber auch die Regel Meetings sausen lassen gefällt mir ausnehmend gut:
5. E-Mails ignorieren
Mails im Posteingang sind Produktivitätsbremsen, reißen jeden aus der Routine. Produktiver: Fix definierte Zeitfenster, in denen man den Posteingang säubert und abarbeitet. Drei Fenster pro Tag reichen aus, vielleicht morgens, mittags und abends. Noch radikaler: Nur einmal täglich. Hauptsache, nicht ständig zwischendurch.
Ich bin dieses Jahr nicht auf der Connect formerly known as Lotusphere, kann mir also meine Meinung leider nur aus zweiter Hand bilden. Alles was man so über Twitter und diverse Blogs erfährt klingt wie jedes Jahr ganz toll, innovativ und zukunftsweisend und alle sind wiedermal total begeistert. “The new way to work” eben, E-Mail neu erfunden und viel besser sowieso weil jetzt alles Social ist, miteinander verbunden wird und Watson einem hilft eine Einladung zu verschicken, weil mir das sonst Stunden wenn nicht sogar Tage meiner Lebenszeit rauben würde.
Aber ganz ehrlich, welcher Kunde möchte denn seinen Mitarbeitern eine komplett neue Arbeitsweise beibringen (müssen) nur um ein paar E-Mails zu verschicken? Alle Systeme ineinander zu verzahnen und zu verbinden klingt ja vielleicht nach einer guten Idee, aber meiner Meinung nach verliert man dadurch auch einen Großteil der Flexibilität. Man muss die gesamte Plattform verwenden um überhaupt einen Vorteil davon zu haben. Dazu gehört dann auch diese Plattform für Dinge zu benutzen, die in anderen Systemen eigentlich besser aufgehoben wären. Sobald man z.B. für die ToDo Verwaltung in einzelnen Teams andere Systeme verwenden will oder muss ist der ganze Vorteil schon wieder hinfällig.
Anfang letzen Jahres habe ich IBM Verse eine Zeit lang produktiv benutzt und fand es sehr gut. Ein gelungener, auf das wesentliche reduzierte, web basierter Mail Client eben. Einige nette Features und eine gelungene Suchfunktion, aber wirklich der versprochenen “New way to work”? Wohl kaum… Seit einigen Monaten arbeite ich nun mit der standard Apple Mail.app auf meinem Mac und habe mich auch damit arrangiert. Ich kann meiner eigentlichen Arbeit nachgehen und organisiere mich ausserhalb des Mail Clients mit ToDo Listen und Projektmanagement Tools, etc. Was ich übrigens auch mit Verse getan habe, denn ab einer gewissen Komplexität geht es eben über einfache Wiedervorlagen oder “auf diese Mail muss ich noch antworten” hinaus.
Ich benutze für einzelne Aufgaben auch einzelne Tools und suche mir dafür jeweils das für mich beste aus (sofern ich die Wahl habe). Ich muss meine ToDo’s nicht in Connections verwalten und mich ständig damit rumärgern mich selbst zwingen zu müssen meine Arbeitsweise zu verändern nur um hin und wieder mit meinen Kollegen zusammenarbeiten zu können (die sich dann ebenfalls umstellen müssten). Das können andere Tools speziell für dieses Thema sehr viel besser lösen und jeder einzelne oder jedes Team sucht sich dafür die jeweils beste Lösung. Diese einzelnen Systeme kann ich dann natürlich auch sehr viel einfacher ersetzen sobald ich ein besseres oder günstigeres gefunden habe, aber das ist natürlich nie im Sinne der Hersteller.
Ein gutes Beispiel ist das Mail System. Momentan wechseln immer mehr Kunden in Richtung Microsoft, sei es nun Exchange oder Office 365. Wenn die Trennung von Mail und Applikationen durch so eine Migration weg von Notes/Domino einmal vollzogen ist, sind zukünftige Wechsel auf günstigere Plattformen sehr viel einfacher und man macht sich auch nicht so abhängig von einem Hersteller. Mail ist nur ein Tool unter vielen das für die tägliche Arbeit in Unternehmen genutzt wird und entsprechend einfach ist es meistens auch dieses eine Tool zu ersetzen.
Die Strategie von IBM und anderen Herstellern ist klar, je mehr Abhängigkeiten ich schaffe, desto schwerer wird es den Kunden gemacht einzelne Bestandteile zu ersetzen. Diese Strategie hat ja auch lange Jahre für Lotus Notes gut funktioniert. Indem man Applikationen und Mail sehr eng verzahnt hat, macht man den Kunden den Umstieg schwerer, aber endlos funktioniert so etwas eben nicht.
Ich finde die Demos toll in denen die schöne neue Arbeitsweise bei IBM gezeigt wird, wie alle Systeme miteinander verbunden sind und wie einfach einem das die tägliche Arbeit machen kann. Aber welche Unternehmen steigen schon in dieser massiven Form auf das IBM Portfolio und diese Strategie ein? Ebenso sollte man sich fragen, ob der Nutzen einer solchen ganzheitlichen Strategie und Abhängigkeit wirklich so groß für das eigene Unternehmen ist um diesen enormen Zeit- und Kostenaufwand zu rechtfertigen?
Immerhin muss die Infrastruktur für all die Systeme geschaffen werden sofern man nicht in die Cloud möchte. Zusätzlich muss eine Menge internes Marketing getrieben werden um die richtigen Führungskräfte vom Nutzen zu überzeugen und letztendlich muss jedem einzelnen Mitarbeiter beigebracht werden, wie die Systeme zu benutzen sind damit sich dann auch ein gewisser Vorteil einstellt.
Wie schwer so etwas sein kann, weiß jeder der einem langjährigen Notes User versucht hat zu erklären, dass die Performance Probleme seines Notes Clients daran liegen, dass er alle Mails der letzten 15 Jahre unbedingt und zwingend in seiner Inbox vorhalten muss. Da zählt auch das Argument, er könne seine täglich Arbeit viel schneller erledigen, wenn er einfach den alten Kram in ein Archiv oder zumindest raus aus der Inbox verschiebt kein Stück! Denn das würde bedeuten er oder sie müsste sich eine neue Arbeitsweise angewöhnen und wie schwer so etwas fällt, hat wohl jeder schon am eigenen Leib erfahren.
Wenn ich ehrlich bin, ist mir dieser Beitrag doch etwas kritischer geraten als ich das eigentlich beabsichtigt hatte. Das ist aber meine ehrlich Meinung und nachdem ich eigentlich wiedermal nur Lobeshymnen gelesen habe, wie toll die IBM Strategie und die ganzen Produkte jetzt sind oder bald werden, hielt ich es für nötig auch mal ein kleines Gegengewicht zu bilden :-)
Diesen Beitrag aber bitte nicht falsch verstehen, ich bin ein eingefleischter Notes Entwickler und stehe immer noch voll hinter der Plattform und bin auch überzeugt dass diese in Zukunft noch lange ihre Vorteile, zumindest als Applikationsplattform ausspielen könnte wenn IBM das richtig anstellen würde. Aber ich als Entwickler überlege auch bei jeder Anfrage, ob Notes das richtige System ist oder ob eine andere Plattform nicht sinnvoller wäre. Es gibt nichts schlimmeres als Systeme und Plattformen für etwas verwenden zu müssen, wofür sie eigentlich nicht geeignet sind.
52 Minuten arbeiten, dann 17 Minuten Pause machen
Entscheidend war allerdings, dass die Studienteilnehmer in diesen 17 Minuten wirklich Pause machten. Also kein Facebook, keine E-Mails lesen, kein Daddeln im Internet. Stattdessen plauderten Sie mit Kollegen in der Kaffeeküche, lasen Zeitung oder ein Buch oder gingen eine Runde spazieren.
Digitalisierung, Automatisierung und neue Möglichkeiten durch Systeme der künstlichen Intelligenz wie IBM Watson werden derzeit heftig und kontrovers diskutiert. Vor allem die Furcht vor massivem Verlust von Arbeitsplätzen geht um. Laut einer amerikanischen Studie sind die Hälfte der Arbeitsplätze gefährdet. Wird die neue Arbeitswelt von intelligenten Robotoren dominiert? Eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) von Dezember 2015 gibt eine ganze andere Prognose für Deutschland ab:
Kaum ein Beruf ist derzeit vollständig durch Computer ersetzbar. Nur 0,4 Prozent der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten arbeiten in Berufen, die durch Computertechnologie und Automatisierung komplett verschwinden könnten. Dazu gehören vor allem Berufe im Bereich der Industrieproduktion. Bei sozialen und kulturellen Dienstleistungen ist die Wahrscheinlichkeit dagegen vergleichsweise gering, dass die beruflichen Tätigkeiten demnächst von Computern erledigt werden. …
Insgesamt sind 15 Prozent der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in Deutschland dem Risiko ausgesetzt, dass innerhalb ihres Berufs mehr als 70 Prozent der Tätigkeiten durch Computer oder computergesteuerte Maschinen übernommen werden könnten.
Die Autorinnen der Studie halten die Befürchtungen eines massiven Beschäftigungsabbaus im Zuge einer weiterführenden Digitalisierung derzeit für unbegründet, mahnen aber insbesondere ständige Weiterbildung nicht nur gering Qualifizierter, sondern auch für Fachkräfte an.
2015 ist zu Ende gegangen und es ist an der Zeit, zurück zu blicken, wie sich mein Arbeitsplatz und meine Art zu arbeiten, verändert hat. Was sofort ins Auge springt, ist natürlich meine neue Art von E-Mail: Mitte des Jahres bin ich produktiv auf IBM Verse umgestiegen. In diesem Zuge wurde dann auch meine Postfach in die IBM Cloud migriert. Das passierte übrigens absolut reibungslos in wenigen Minuten. Kein Wunder, denn das E-Mail-Backend für IBM Verse bleibt IBM Domino, nur eben nicht mehr On Premises sondern in der Cloud.
Ich habe mich voll auf IBM Verse eingelassen, obwohl ich noch weiter mit meinem seit Jahren gewohnten IBM Notes-Klienten arbeiten kann. Doch ich öffne Notes nur noch selten für einige wenige Einsatzgebiete, meistens wenn ich eine Notes-Anwendung benötige. Die reine E-Mail-Bearbeitung geschieht bei mir zu nahezu 100 % in IBM Verse, denn die neue Oberfläche hat mich einfach überzeugt. Das Prinzip, E-Mails nach Aufgaben, die ich für jemanden erledigen muss oder Aufgaben, die für mich erledigt werden sollen, überzeugt mich: statt traditioneller E-Mail-Abarbeitung Fokus darauf, seine Arbeit erledigt zu bekommen.
Nicht überladen wie ältere E-Mail-Klient: Eine aufgeräumte, klare Oberfläche gibt Zugriff auf die wichtigsten Funktionen mit maximal 2 Klicks.
Und all das in einer modernen, aufgeräumten Oberfläche, in der die wichtigsten Befehle nur 2 Klicks entfernt sind. Da bin ich dabei, das find ich prima … Hinzu kommt eine rasend schnelle Suchfunktion, das einfache Sortieren von Nachrichten in Threads, der am unteren Bildschirmrand eingeblendete Tageskalender mit Hinweis darauf, wann mein nächster Termin stattfindet und weitere zahlreiche Funktionen möchte ich nicht mehr missen. Und das eben nicht in einer konventionellen Oberfläche mit vielen Menüs und Untermenüs, sondern in einer Benutzerführung, die sehr stark an die Arbeit mit mobilen Apps erinnert.
Nur einen Wermutstropfen gibt es noch: Ich bin noch nicht mit meiner gesamten Arbeitsumgebung in der Cloud und kann so einige Lieblingsfunktionen in IBM Verse noch nicht nutzen. Die intern genutzte On Premises-Version von IBM Connections, die IBM historisch seit vielen Jahren einsetzt, ist noch nicht in die Cloud migriert worden. Dadurch kann ich noch nicht oder nur eingeschränkt mit den Funktionen Nachricht in einem Blog publizieren und Datei teilen arbeiten. Diese Befehle funktionieren derzeit nur gegen die Cloud-Version von IBM Connections.
Aber es nur eine Frage kurzer Zeit, bis ich auch damit arbeiten kann, denn der Umzug in die Cloud steht kurz bevor. Neue Communities oder Aktivitäten lege ich eh meist schon in IBM Connections Cloud an, besonders um die Möglichkeit zu nutzen, mit Externen zusammen arbeiten zu können. So ist beispielsweise meine Planungs-Community für die CeBIT 2016 in der Cloud und unsere Agenturen sind voll eingebunden. Auch die Pressearbeit und externe Kommunikation wird über eine Community mit unserer Presseagentur abgewickelt. Die sind nur zwei Beispiele, wo ein Arbeiten in und über die Cloud Sinn macht.
Eine klare, übersichtliche Einstiegspunkt in die IBM Connections Cloud Module: E-Mail, Enterprise Social Networking, Chat, Meetings und vieles mehr …
Was mir besonders gut gefällt, dass fast ständig Verbesserungen in den Programmen hinzu kommen, ob es nun IBM Verse oder IBM Connections ist. Continious Delivery nennt man das wohl. Die gerade verfügbar gewordenen On Premises-Versionen von IBM Connections und IBM Docs habe ich schon länger, denn die entsprechenden Funktionen waren bzw. sind schon im Cloud-Äquivalent verfügbar.
Und hier kommt noch ein weiteres Highlight meines Arbeitsplatzes ins Spiel: IBM Docs. Sehr schnell habe ich daran gewöhnt, Dateien nicht mehr auf meinen Rechner herunterzuladen und dann dort zu bearbeiten. Stattdessen arbeite ich an mehr und mehr Texten und Tabellen direkt online in IBM Docs, oft gleichzeitig zusammen mit Kollegen, intern oder extern. Bis zu 20 Personen können in IBM Docs in Echtzeit gemeinsam an einer Datei arbeiten.
Ja, die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und das Präsentationsmodul von IBM Docs haben nicht alle Funktionen, die die großen Office-Pakete lokal installiert bieten. Jedoch kann ich gerade bei Texten und Tabellen nahezu alles machen, was ich in der Bearbeitung benötige. Leider ist IBM Docs noch immer ein viel zu gut gehütetes Geheimnis. Das müssen wir ändern.
Viel zu wenig bekannt – IBM Docs: Online mit Kollegen zusammen Texte, Tabellen und Präsentationen bearbeiten.
Damit noch lange nicht genug. Das neue IBM Connections Sync-Programm für den Mac erlaubt es mir, Dateien, die ich in IBM Connections ob On Premises oder in der Cloud verwalte, mit meinem Mac synchron zu halten. Die Dateien erscheinen in einem weiteren Laufwerk in meinem Finder. So habe ich immer meine Standardpräsentationen und wichtige Dokumente, an denen ich gerade in Projekten arbeite, dabei. Änderungen kommen automatisch rüber und werden ebenso bei lokal vorgenommenen Änderungen zurückgespielt.
Und ja, ich arbeite komplett auf meinem Mac. Das Lenovo-Notebook habe ich in diesem Jahr nicht einmal benutzt und ich werde ihn zurück geben. Auf dem Mac und in der Cloud habe ich alles zur Verfügung, was ich brauche, und das in einer stabilen, schnellen Umgebung. Noch ist es mein eigenes Device, aber jetzt dürfen wir ja offiziell in der IBM MacBooks als Arbeitsgerät bestellen.
Meine Dateien immer aktuell synchronisiert auf dem Mac mit IBM Connections File Sync
Vom Mac ist es nicht weit zu meinen mobilen Geräten. Hier hat das iPad an Bedeutung verloren. Entweder ich bin direkt auf meinem iPhone 6 oder aber ich nutze das 2014er 13 Zoll MacBook, dessen Batterie unterdessen lange hält. Auf den iOS-Geräten laufen auch die oben erwähnten Programme: IBM Verse und IBM Connections sind als Apps verfügbar und erlauben es mir, auch auf den mobilen Geräten produktiv zu sein (inklusive Dateisynchronisierung). Die Apps werden laufend verbessert, in Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Mein besonderes Highlight in den Apps: der neue IBM Connections Editor. Er erlaubt es mir, Texte, Tabellen und Präsentationen auf meinem mobilen Gerät zu bearbeiten.
Und ein neues Spielzeug habe ich auch im Einsatz: Lange habe ich mich gewehrt, aber dann bin ich doch schwach geworden und habe eine Apple Watch gekauft. Was bringt sie mir (derzeit) für mein Geschäfts- und Arbeitsleben? Die Terminvorschau auf dem Ziffernblatt ist – nachdem alles lief – durchaus sehr nützlich. Daneben sehe ich noch wenige geschäftlichen Nutzen für mich. Der Spaß liegt eher bei privatem Fitness Tracking oder Live-Benachrichtigung über die Spielstände meines Lieblingsfussballclubs.
Schließlich gab es in 2015 noch wichtige Verbesserungen im Bereich Online Meetings: In den Online Meetings ist jetzt Video integriert und ich kann mir – wenn uns danach ist – die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Onlinekonferenz im Videofenster sehen. Auch kann ich Onlinekonferenzen jetzt sehr einfach aufnehmen, so dass sich Kolleginnen und Kollegen das später inklusive Ton ansehen können. Dass Online Meetings auf meinem iPad ein Highlight sind, ist ja nicht neu für 2015, bleibt aber eine coole Angelegenheit.
Um es zusammenzufassen:
Mein Arbeitsplatz mit E-Mail und Enterprise Social Networking ist 2015 massiv in die Cloud gewandert. Die Reste – IBM Connections On Premises – folgen in 2016.
In der IBM Cloud habe ich eine komplette, einfach zu bedienende Office-Umgebung mit E-Mail, Enterprise Social Networking (mit allen notwendigen Modulen), Echtzeitbearbeitung von Texten, Tabellen und Präsentationen, Instant Messaging und Online Meetings zur Verfügung. Kunden können genau diese Umgebung als IBM Connections S1 als Software as a Service-Angebot (SaaS) nutzen. Diese Arbeitsumgebung ist mehr als nur eine Alternative zu anderen Angeboten und muss dringend bekannter gemacht werden.
Ich bin auf meinen mobilen Geräten, dem iPhone und iPad, voll arbeitsfähig. Alle oben beschriebenen Module sind auch dort verfügbar.
Nicht neu, aber es muss erwähnt werden: Mein Mac ist und bleibt ein mehr als valides Arbeitsgerät auch für meine Arbeit. Der IBM Finanzchef sieht den Betrieb von Macs als Arbeitsrechner als deutlich günstiger an als bei vergleichbaren Windows-Geräten.
Die Geschichte der Arbeit ist diejenige ihrer Automatisierung. Sie hat viele Phasen durchlaufen, von der Industrialisierung bis hin zur Automatisierung und Digitalisierung auch für die „White Collar“, die Büroarbeiter. Nun scheinen wir vor einer neuen Ära zu stehen, die wir nur aus Science Fiction-Serien zu kennen glaubten. Der „Protokolldroide“ C-3PO übersetzt und plappert vor sich hin oder Spock sagt dem Bordcomputer der Enterprise, was der tun soll. Aber auch wir geben unterdessen über Siri (engl. Abkürzung für Speech Interpretation and Recognition Interface) oder entsprechenden Pendants unserem Smartphone oder gar der Smart Watch Anweisungen.
Noch einen Schritt weiter ging IBM, als Watson 2011 zum Wettbewerb gegen die besten Jeopardy-Champions im amerikanischen Fernsehen antrat. Hier ging es nicht mehr nur darum, auf einen überschaubaren Satz vorgefertigter Befehle definierte Aktionen durchzuführen. Watson musste in diesem Wettbewerb Informationen sammeln, in Zusammenhang stellen, analysieren, Wahrscheinlichkeiten bewerten, um dann per Sprachausgabe eine Antwort abzugeben.
Seit 2011 ist nicht nur die Entwicklung von IBM Watson rasant weiter gegangen. Immer mehr Schnittstellen eröffnen neue Einsatzmöglichkeiten und -gebiete von der Krebsforschung bis hin zur Wetterprognose. Es wird kaum noch bezweifelt, dass wir vor einer dramatischen Zeitenwende beim Eintritt in die kognitive Ära stehen. Roboter und künstliche Intelligenz stehen bereit, um den Kollegen Mensch von Routinetätigkeiten zu entlasten – und das nicht mehr allein am Fließband, sondern zunehmend auch im Büro.
Doch die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz werden – wie immer bei neuen technologischen Umbrüchen – nicht nur bejubelt. Jerry Kaplan vergleicht beispielweise sie mit denen der industriellen Revolution. Seiner Ansicht nach werden die Roboter und intelligenten Computersysteme einen höheren Einfluss auf den Arbeitsplatz nehmen, als dies das Internet getan hat. Er – wie auch viele andere Skeptiker – befürchten massive Arbeitsplatzverluste auch in den Büros durch „Artificial Intelligence“.
Die Optimisten dagegen sehen, dass der Automatisierung auch in der Arbeitswelt 4.0 Grenzen gesetzt sind. Zwar können die Systeme wahrscheinlich Routinetätigkeiten übernehmen, jedoch verbleibt, ja steigt der Wert menschlicher Fähigkeiten, die wahrscheinlich eher nicht ersetzt werden können: Nischenkenntnisse, unternehmerische Fähigkeiten, Kreativität, Empathie und die Beherrschung von Maschinen. Und vor allem ist es die Fähigkeit, über Grenzen hinaus zu denken, die in der Arbeitswelt von morgen den größten Wertbeitrag leisten wird.
Seltsam daher, dass der Büroarbeiter von heute, der potentielle Grenzgänger von morgen noch von so vielen Hindernissen umstellt und behindert wird: Hunderte E-Mails am Tag, die ihn nicht betreffen, im Posteingang aber nach oben drängen; unproduktive Meetings mit zu vielen unvorbereiteten Teilnehmern und ohne Agenda; langwierige Suchen nach der einen Experteninformation, die den Ausschlag bei einer wichtigen und dringenden Entscheidung gibt. Hinzu kommen bremsende Standard-Prozeduren des alltäglichen Mikromanagements: Termine finden, nach Dokumenten suchen, Adressaten finden, Anhänge anhängen, für alles und jedes Genehmigungen einholen…
All das reißt diejenigen, die eigentlich zu kreativen Vordenkern, zu „Outthinker“, werden sollen, beständig aus dem Arbeitsfluss und hält sie davon ab, sich Neues auszudenken, Grenzen zu überschreiten und geschäftliches und soziales Neuland zu beschreiten. Statt kreativ zu denken, werden sie latent in der Ablenkungsgesellschaft gestört und unterbrochen. Und es dauert, so Experten, 15 bis 20 Minuten, bis man wieder in seinen Arbeitsfluss zurückfindet.
Genau hier liegen riesige Chancen für das Cognitive Computing. Warum soll man sich nicht durch diese Systeme, von lästigen Routinearbeiten befreien lassen. Kognitive Systeme lesen und „verarbeiten“ unstrukturierte Daten wie Texte, Bilder, Präsentationen, sogar Gespräche – also all das, was bei der Wissensarbeit „produziert“ wird. Kognitive Systeme verstehen diese Informationen auch, das heißt, sie können logische Zusammenhänge herstellen und Schlussfolgerungen ziehen. Und sie sind in der Lage, aus wiederkehrenden Verhaltensmustern zu lernen und ihre Aktionen entsprechend anzupassen.
Diese Eigenschaften machen kognitive Systeme zum idealen Assistenten eines Outthinkers. Zugeschnitten auf die Arbeitswelt von heute ist ein solches System in der Lage, sich in den Kollegen Mensch „hineinzudenken“ und ihm auch komplexere Aufgaben seines täglichen Mikromanagements abzunehmen.
Ein kognitives System kann am Arbeitsplatz verschiedene hilfreiche Aufgaben übernehmen, die täglich nur Zeit kosten:
Als persönlicher Assistent priorisiert es die Aufgaben oder erledigt sie bereits – wie E-Mails beantworten, Meetings anberaumen oder sogar den richtigen Ton einer Konversation mit anderen anzuschlagen.
Als Expertenquelle beschafft es Antworten und Analysen zu bestimmten Themen. Je nach Branche kann dem System das entsprechende Fachwissen angefüttert werden. Auf Anfrage spuckt es auf den Punkt die entscheidende Information aus und führt den Nutzer an deren Quelle.
Als Content Manager überblickt es sämtliche Inhalte, die für den Wissensarbeiter relevant sind – also E-Mails, Präsentationen, Bilder etc. Es weiß aber nicht nur, wo sie zu finden sind, sondern lernt auch, in welchem Zusammenhang sie gebraucht werden und stellt sie entsprechend bereit.
Welches Ausmaß an Unterstützung der kognitive Assistent in der Praxis bringen könnte, zeigte Rob Koplowitz auf der IBM Insight 2015 am Beispiel der E-Mail-Lösung IBM Verse kombiniert mit den Möglichkeiten von IBM Watson.:
All das klingt nach Zukunftsmusik, ist es aber nicht mehr. Entsprechende Funktionen sind bereits verfügbar und werden wie oben erwähnt in anderen Bereichen wie der Medizin eingesetzt. Nun ist es an der Zeit, dass wie im dem Video gezeigt, kognitive Fähigkeiten moderne Kommunikations- und Collaborations-Werkzeuge wie E-Mail, Enterprise Social Networks, Instant Messaging und Video auf eine neue Stufe heben, um so für die Menschen die Informationsflut und das berühmte Multitasking beherrschbarer und erträglicher machen. Im Idealfall machen sie einfach das Arbeitsleben einfacher und ermöglichen fundiertere Entscheidungen.
Dampfmaschine, Fließband und PC haben jeweils die Spielregeln der Arbeitswelt vollständig umgekrempelt. Seit Beginn des 21. Jahrhundert stehen wir vor einem erneuten grundlegenden Wandel der Produktionsweise. Arbeiten 4.0 bedeutet vernetzter, digitaler und flexibler arbeiten – das auf jeden Fall. Welche neuen Rollen und Fähigkeiten in Zukunft benötigt werden, ist schwer vorherzusagen. Sicher aber ist, dass Unternehmen und Gesellschaft in der anstehenden digitalen Transformation Menschen brauchen, die Grenzen überschreiten und außerhalb der berühmten Box denken.
Die digitale Transformation rennt und schleicht nicht vor sich hin. Die Outthinker von heute müssen mit adäquaten Werkzeugen ausgestattet sein, um Schritt halten können. Auf kognitive Systeme werden sie bei der Informationssammlung und –bewertung und zur eigenen Entlastung nicht verzichten können. Zu blauäugig? Zu optimistisch? Was meint Ihr?
Aufruf zur Blogparade über die Chancen und Risiken von Cognitive Computing in der Arbeitswelt
Watson, übernehmen Sie?! Kognitive Technologien wie IBM Watson beeinflussen und verändern unsere Arbeitswelt. Oder doch nicht? Wo liegen die Chancen, wo die Risiken? Wo und für welche Tätigkeiten würdet Ihr gerne intelligente Systeme als Hilfe haben, die Eure Arbeit erleichtern? Wollt Ihr den kognitiven Assistenten, der bei der Arbeit hilft? Wie wird sich die Arbeitswelt durch Systeme der künstlichen Intelligenz verändern? Ich rufe hiermit zur Blogparade über den Einfluss von künstlicher Intelligenz auf die Arbeitswelt von heute und morgen auf. Verlinkt bis 1. März 2016 Eure Beiträge hier als Kommentar. Die „Ergebnisse“ stellen wir auf der CeBIT vor und wir fassen alle Beiträge – so Ihr zustimmt – zu einem E-Book unter Creative Commons (Namensnennung-NichtKommerziell 3.0) de zusammen. Die Hashtags für die Blogparade sind #Blogparade und #SchlauerArbeiten!
Ein lesenswerter Artikel auf brand eins online – nur mit Mühe verkneife ich mir #MustRead verkneifen. Und bei dem Einstieg habe ich Bilder vor meinen Augen:
Mein Smartphone hat Spuren auf der Rückseite, die dem Gebiss meines Unterkiefers entsprechen. Ich ertaste die winzigen Vertiefungen jedes Mal, wenn ich das Ding in der Hand habe – also durchschnittlich 88-mal am Tag, wie eine Studie der Universität Bonn aus dem Jahr 2014 ergab.
Den Drang zum ständigen Checken von Smartphone – und bald auch anderen Devices wie Apple Watch – kann ich nachvollziehen. Immer (kurzzeitig) neugierig, immer allzeit bereit. Immer allzeit bereit, von einer flüchtigen Information zur nächsten nach Aufmerksamkeit heischenden Nachricht zu springen, wobei das Wort Nachricht schon falsch sein dürfte: Neuigkeit, mehr, aber meist weniger relevant.
Das Internet beschleunigt nicht nur Prozesse und Kommunikation, es beschleunigt auch meine Bedürfnisse. …
Allein das Wissen, das Gerät griffbereit zu haben, verändert Denken und Kommunikation.
Und auf eine Sache konzentriert bleiben, fällt einem immer schwerer. Zu groß sind die Versuchungen, das Gefühl, etwas zu verpassen:
Es reicht nicht, einzelne Gedanken nebeneinanderzustellen, ich will sie miteinander verbinden. Also muss ich mich konzentrieren. Leider vibriert, zirpt, klingelt oder pfeift mein Smartphone ständig. Und wenn es mal nichts tut, greife ich trotzdem danach, weil ich es nicht glauben kann.
Am Tag schaue ich im Schnitt alle 10 Minuten auf mein Telefon, alle 18 Minuten mache ich etwas mit ihm. …
Wir beschäftigen uns immer mehr mit dem Wechsel zwischen parallel laufenden Aufgaben als mit den Aufgaben selbst.
Kein Wunder, dass es immer mehr Entspannungs-Apps gibt, die mir dabei helfen sollen, abzuschalten. … Netterweise erinnern sie mich auch daran, wann es mal wieder Zeit ist für eine Pause.
Der Autor geht auch auf das oft von mir behandelte Thema der E-Mail-Überflutung und des mühseligen Filterns von Mails ein:
Bei einer Microsoft-Umfrage unter 400 Informatikern und Marketingleuten gaben 60 Prozent an, wertvolle Zeit beim Filtern unwichtiger Mails zu verlieren. Zeit, die man anderswo wieder einsparen will. Am besten, indem man mehrere Dinge gleichzeitig tut.
In diesem Video zeigt Rob Koplowitz auf der IBM Insight 2015, wie sich IBM vorstellt, IBM Watson-Technologie für ein besseres E-Mail-Management einzusetzen gedenkt. Doch eigentlich geht es nicht um E-Mail-Management. Es geht darum, besser und effizienter zu arbeiten und dabei einen intelligenten, persönlichen Assistenten zu haben, der beim Priorisieren hilft und Kontext herstellt. Ich weiß, das derzeit noch viele weitere Funktionalitäten geprüft werden, z.B. im Zeit- und Kalendermanagement.
Um es nochmals klar zu sagen: Die gezeigte Funktionalität ist jetzt noch nicht Teil von IBM Verse, aber die Demo zeigt, wo die Reise hingeht und warum IBM Verse zusammen mit IBM Watson-Technologie und in Kombination mit IBM Connections als sozialem Netzwerk eine ganz andere, hochwertige Art von E-Mail und von Arbeiten darstellt. Ich bin extrem gespannt auf die IBM Connect 2016, die ehemalige Lotusphere, die zwischen dem 31. Januar und 3. Februar in Orlando (in einer neuen Veranstaltungslokation) stattfindet und hoffe, wieder dabei sein zu dürfen. Dort wird es sicherlich mehr zu IBM Verse, IBM Connections und die Integration von Watson geben. Für diejenigen, die Interesse haben: Noch gilt der Early Bird and Alumni Discount bis 30. November 2015!
In diesem Video zeigt Rob Koplowitz auf der IBM Insight 2015, wie sich IBM vorstellt, IBM Watson-Technologie für ein besseres E-Mail-Management einzusetzen gedenkt. Doch eigentlich geht es nicht um E-Mail-Management. Es geht darum, besser und effizienter zu arbeiten und dabei einen intelligenten, persönlichen Assistenten zu haben, der beim Priorisieren hilft und Kontext herstellt. Ich weiß, das derzeit noch viele weitere Funktionalitäten geprüft werden, z.B. im Zeit- und Kalendermanagement.
Um es nochmals klar zu sagen: Die gezeigte Funktionalität ist jetzt noch nicht Teil von IBM Verse, aber die Demo zeigt, wo die Reise hingeht und warum IBM Verse zusammen mit IBM Watson-Technologie und in Kombination mit IBM Connections als sozialem Netzwerk eine ganz andere, hochwertige Art von E-Mail und von Arbeiten darstellt. Ich bin extrem gespannt auf die IBM Connect 2016, die ehemalige Lotusphere, die zwischen dem 31. Januar und 3. Februar in Orlando (in einer neuen Veranstaltungslokation) stattfindet und hoffe, wieder dabei sein zu dürfen. Dort wird es sicherlich mehr zu IBM Verse, IBM Connections und die Integration von Watson geben. Für diejenigen, die Interesse haben: Noch gilt der Early Bird and Alumni Discount bis 30. November 2015!
Präsentation auf der Next Economy Open, der #NEO15 in Bonn am 10,. November 2015 rund um die E-Mail-, Informations- und Multikanalüberflutung, die nicht nur neue Technologien und Cognitive Computing, sondern auch ein gemeinsames Verständnis von Arbeiten und Kommunizieren, einen gemeinsamen Kodex braucht:
