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Word erhält neue Verknüpfung und Shortcuts

21. März 2023 Posted by Gerda Marx

Kaum zu glauben, aber MS-Word gibt es jetzt schon seit 40 Jahren! 1983 wurde es für MS-DOS angekündigt ab 1989 gab es eine Windows Version. Fast jeder kennt es, fast jeder nutzt es im privaten Bereich oder geschäftlich.

Nun wurde eine lang ersehnte Verknüpfung endlich verfügbar - Text einfügen ohne Formatierung! Sie kennen es bestimmt, Sie kopieren eine Textpassage und möchten diese in ein Worddokument einfügen. Jedoch ist der kopierte Text formatiert bspw. Fett, Farbig, Kursiv etc.. Bisher mussten User den Text einfügen und die Formatierung im Nachhinein ändern - sehr mühsam!

Nun können Sie mit dem Shortcut Strg + Shift + V auf einem Windows Rechner (Cmd ⌘ + Shift + V beim Mac) den kopierten Text in Word einfügen. Die Formatierung des eingefügten Textes wird nicht übertragen. Oder Sie gehen auf "Einfügung" und "Nur Text übernehmen"

Diese Tastenkombinationen sind für Benutzer von M365 Home und M365 Business Standard Beta Channel verfügbar, die Folgendes ausführen:

Windows: Version 16.0.15831.20174 oder höher
Mac: Version 16.67.1113.0 oder höher" (Quelle:Microsoft Insider)

Ein weiterer toller neuer Shortcut von Microsoft ist Zoom in / Zoom out in Word mit den Tastenkombinationen:

Strg + – (Minuszeichen) zum Verkleinern

Strg + + (Pluszeichen) zum Vergrößern

Strg + 0 (Null), um zu 100% Zoom zurückzukehren

Beim Mac ist es statt Strg die Cmd ⌘(Command) Taste. Gerade bei der Arbeit am Laptop sehr praktisch, da hier der Bildschirm kleiner ist.

Wenn Sie Tastenkombinationen selbst anpassen möchten, gibt es vom Microsoft Support eine Webseite die dieses ausführlich erklärt. Bitte beachten Sie, dass Sie bei selbst angepassten Tastenkombinationen den ursprünglichen Shortcut nicht mehr nutzen können.

→ Anmerkung: Auf meinem Macbook funktionieren die neuen Shortcuts "noch" nicht, jedoch kann ich über Einfügen "nur Text einfügen" die Verknüpfung nutzen. Auf einem Windows 10-Rechner konnte ich die Shortcuts in "Word im Web" nutzen, in der Desktop App leider nicht. Da es erst im Beta Channel verfügbar ist, könnte es noch etwas dauern bis es alle nutzen können. Ich freue mich jedoch schon drauf.

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Outlook für Mac kostenlos

8. März 2023 Posted by Gerda Marx

Wer Outlook auf seinem Rechner verwenden möchte, musste bisher die Office Suite oder ein Microsoft 365 Abo lizensieren. Für Mac Rechner ist dies jetzt nicht mehr notwendig. Microsoft hat bekannt gegeben, dass Mac User ab sofort Outlook kostenlos nutzen können - ohne Lizenz.

Outlook ist ein bekanntes Mail Programm und im Apple App Store erhältlich. Genutzt werden kann es auch auf Rechnern mit dem M1 bzw. M2 Chip. Alle User von Mail-Anbietern mit IMAP-Unterstützung, wie bspw. Gmail, iCloud, Yahoo etc., können nun das kostenlose Outlook nutzen. Alle relevanten Funktionen sollen verfügbar sein. Auch mehrere Mail Konten können in der Ansicht "alle Konten" verwaltet werden. So kann Speicherplatz gespart werden, da nicht die einzelnen Apps der Anbieter runtergeladen werden müssen, um die Mails zu bearbeiten. Wobei zu bemerken ist, dass dies auch beim Mail-Programm vom Apple möglich ist.

Outlook für den Mac ist eine native MacOS-App, die auch ein "Weiterbearbeiten" in der mobilen nativen iOS-App ermöglicht. So kann der Nutzer bei Bedarf eine Mail auf dem Rechner bearbeiten, die Arbeit unterbrechen, und durch die Hand-off-Funktion problemlos auf dem iPhone weiterbearbeiten. Für diese Synchronisation müssen Sie auf Ihrem Mac und iPhone mit derselben Apple-ID angemeldet sein.

"Darüber hinaus überarbeitet Microsoft derzeit seine Outlook für Windows-App. Seit geraumer Zeit testet der Softwareriese eine neue webbasierte Version von Outlook und plant, die Windows Mail-Anwendung und Outlook für Windows in einem einzigen E-Mail-Client zu vereinen. Bei der neuen "One Outlook"-App handelt es sich im Wesentlichen um Outlook.com als Progressive Web-App (PWA). Ähnlich wie Outlook für Mac wird auch dieser neue Client kostenlos sein und eine Vielzahl von E-Mail-Anbietern unterstützen, heißt es. Ein Erscheinungsdatum gibt es noch nicht." heißt es bei heise.de

Eine progressive Web-App für Outlook MacOS ist allerdings nicht geplant.

Einige User der Techcommunity melden noch Probleme beim Einrichten der der kostenlosen Version. Es kann sein, das die neue Version noch nicht bei allen im Store angekommen ist.

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Rebranding von Microsofts‘ Yammer

1. März 2023 Posted by Gerda Marx

Yammer wird zu Viva Engage. Viva Engage gehört zur Microsoft Viva Gruppe und wurde im August 2022 veröffentlicht. Viva Engage sollte zunächst "nur" eine Weiterentwicklung der Yammer-Communities-App für Microsoft Teams sein. Nun wird es Yammer bis Ende 2023 komplett ablösen.

"Yammer wird auf allen Oberflächen: Web, Mobile und Integrationen (Embed, SharePoint und Outlook) bis Ende 2023 in Viva Engage umbenannt" heißt es in der Roadmap 117366. Im März wird eine Aktualisierung für die Communitys App für Outlook und die mobilen Yammer Apps (iOS und Android) ausgerollt.

Yammer wurde 2008 veröffentlicht und 2012 von Microsoft gekauft. Seit 2017 ist die App nicht mehr als Einzellizenz erhältlich und wurde in einigen Office 365 Lizenzen integriert. Als Microbloggingdienst geboren, wird es in vielen Firmen als Intranet und Kommunikationstool genutzt. Viele meinten es sei tot und nicht mehr zu retten. Mit der Integration 2019 in Teams bekommt es nun unter neuem Namen mit neues Funktionen eine neue Chance.

Microsoft Viva Engage kann nun in Teams als App genutzt werden und ersetzt hier die Yammer App. Um Viva Engage nutzen zu können, ist eine Yammer Lizenz notwendig.

Als neue Funktion kommt nun bspw. der Leadership Corner hinzu. Hier können Beiträge und Ankündigungen von Führungskräften, denen man folgt, gebündelt eingesehen werden. So erhält jeder Mitarbeiter Informationen über neue Ask Me Anything Events, Storyline-Beiträge oder wichtige Community-Unterhaltungen.

Als weitere Highlight kommt die Analysefunktion für Administratoren, Führungskräften und je nach Berechtigungen auch für Mitarbeiter. Hier kann über persönliche Analysen oder Zielgruppen-, Kampagnen- und Antwortanalysen Wissenswertes über die Nutzung von Viva Engage gewonnen werden. Auch neu wird die Ask Me Anything Event Funktion sein, um Online ein moderiertes Fragen/Antworten Event zu veranstalten.

Und so sieht die vorläufige Timeline für das Rebranding aus:(Quelle Techcommunity)

Februar: Ein In-App-Rebranding-Banner in der Handy Yammer App wird angezeigt , um Sie im Voraus über die Änderung zu informieren
März: Aus der Handy Yammer App wird Viva Engage. Es wird noch eine Weile als Yammer auffindbar sein (z. B. in Apples Spotlight-Suche). Etwa zur gleichen Zeit wird auch die Communitys-App in Outlook in Viva Engage umbenannt.
April: Ein In-App-Rebranding-Banner in der Web App Yammer.com wird angezeigt, um Sie im Voraus über die Änderung zu informieren
Sommer 2023: Das Yammer.com Web-Erlebnis wird zu Viva Engage, mit einigen UX/UI-Verbesserungen. Die Yammer.com URL bleibt für eine Weile erhalten, da das Team zusätzliche Backend-Updates vornimmt.
Später im Jahr 2023: Yammer.com URLs werden aktualisiert. Microsoft plant, die Umleitung für ältere URLs zu unterstützen, damit vorhandene Links und Integrationen weiterhin funktionieren.

Natürlich kann es immer zu Verschiebungen der einzelnen Phasen kommen, bis das Rebranding von Yammer in Viva Engage komplett erfolgt ist.

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Keine neuen Wikis in Microsoft Teams

27. Februar 2023 Posted by Gerda Marx

Microsoft stellt die Wikis in Teams ein. Wikis in Microsoft Teams sollten allen Teammitgliedern die Möglichkeit geben, "Wissen" zu teilen und bei Bedarf darauf zuzugreifen. Hier konnten User Notizen und Ideen in einer strukturierten Ablage zur Verfügung stellen, welche nicht als separate Datei gespeichert werden sollte.

Mit dem Anlegen eines Teams, wurde bis August 2022 automatisch auch ein Wiki erstellt, und wartete darauf, dass es genutzt wurde. Das Wiki konnte im Nachgang vom Teams-Inhaber/ Admin deaktiviert werden. Oft wurden diese Wikis allerdings gar nicht genutzt, da es ein Intranet im Unternehmen gibt oder bereits OneNote im Einsatz ist. Ein weiteres Problem war, dass bei der Suche in Teams oft die Inhalte dieser Wikis nicht gefunden wurden.

Microsoft hat mitgeteilt, das ab Februar keinen neuen Wikis in Teams angelegt werden können. User können jedoch bestehende Seiten weiterhin aufrufen, aber keine neuen Seiten anlegen. Die Wikis werden bzw. sollen durch "Notes-Tabs powered by OneNote" ersetzt werden. Ab Februar werden die Admins Informationen erhalten, wie die Migration der Wikis zu OneNote möglich sein soll.

OneNote ist ein Notizbuch aus dem Hause Microsoft, dass mit Microsoft Teams verknüpft werden kann. Es konnte bisher manuell im Teams Channel eingebunden oder als App angehängt werden.

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Microsoft Teams Premium in der Vorschau

26. Januar 2023 Posted by Gerda Marx

Microsoft Teams Premium wurde auf der Ignite im Oktober 2022 von den Redmondern vorgestellt. Seit Dezember 2022 ist es nun in der Vorschau und soll Anfang Februar allgemein verfügbar sein. Mit einer zusätzlichen Teams Premium Lizenz werden einige neue Funktionen exklusiv verfügbar sein. Leider jedoch auch einige, die bisher in Teams kostenlos waren!

Microsoft Teams Premium kann nur als zusätzliche Lizenz zu einer bereits bestehenden Microsoft Geschäftslizenz gebucht werden. Die Zusatz-Kosten sollen bei ca. 10 Euro/ je User und Monat liegen.

Ein neues Features, das Teams Premium bietet, ist das Branding für Meetings. So kann ein eigener Organisationshintergrund erstellt werden. Dieser Hintergrund kann ebenfalls im Together Modus genutzt werden. Es wird einen "Greenroom" geben, in dem sich Moderatoren vor einem Webinar treffen können, ohne das die Teilnehmer dies mitbekommen. Auch individuelle Warteräume für externe Teilnehmer können erstellt werden. Dies kann vom Administrator als Standard hinterlegt werden. Oft werden in Präsentationen geschützte Bilder genutzt, durch Einsetzen eines Wasserzeichens kann einem Missbrauch vorgebeugt werden, wenn Screenshots erstellt werden.

Besprechungsoptionen können im Meeting Guide festgelegt werden, so dass diese nicht extra in jedem Meeting neu eingestellt werden müssen. Auch ein "Sensibilitäts-Label" ist möglich. Hier kann der Admin unternehmensweit Einstellungen vornehmen, so das je nach Sicherheitslevel evtl. nur Interne am Meetings teilnehmen können. Ebenfalls wird es eine Ende-zu-Ende Verschlüsslung geben, wodurch bspw. ein Copy-Paste im Chat deaktiviert wird. So können auch Aufzeichnungen verhindert werden.

Nach einer Besprechung wird mit Hilfe von KI eine Intelligente Zusammenfassung erstellt mit automatisch generierten Kapiteln. Die KI mach Vorschläge für Aufgaben und schlägt verantwortliche Personen vor.

Wenn im Unternehmen verschiedene Sprachen gesprochen werden, können alle Teilnehmer durch die Liveübersetzung von Untertiteln der Besprechung einfacher folgen. Dies kann von jedem Teilnehmer individuell eingestellt werden. Ebenfalls exklusiv sind die SMS Benachrichtigung für Virtuelle-Meetings und Analysen von Meetings im Admin Center. (Quelle Techcommunity Microsoft)

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Neuer Editor: Context IQ in der Vorschau

19. Dezember 2022 Posted by Gerda Marx

Context IQ ist eine Technologie, die auf Microsoft Graph beruht und im Hintergrund arbeitet. Microsoft Graph ist eine Suchtechnologie mit Künstlicher Intelligenz. Was also passiert nun im Hintergrund? Context IQ versucht Ihnen Hilfestellungen und Informationen auf Basis einer KI zu geben, die Sie andernfalls manuell zusammensuchen müssten. Das können Namen, Dateien oder Bilder sein.

Sie kennen bereits die @mention Funktion in Outlook, mit der Sie eine Person erwähnen können. Die so angeschriebene Person erhält eine Mail, um darüber zu informieren, dass sie erwähnt wurde und evtl. eine Aufgabe erhalten hat. Context IQ geht sogar einen Schritt weiter. Hier wird der bereits geschriebene Text mit Hilfe der KI analysiert und Sie erhalten mit @mention einen Dateivorschlag, der zu dem Thema passt oder weitere Personen die evtl. mit an der Datei gearbeitet haben.

Microsoft möchte dies aber weiter ausbauen, denn im Laufe der Zeit soll die KI ebenfalls erkennen, ob Sie einen Termin vorschlagen möchten. Context IQ sucht dann in den Kalendern der Personen der Mailadressaten nach passenden Terminen und schlägt diese vor. Auch soll “dies um andere nützliche Inhalte erweitert, wie z. B. das Hinzufügen umfangreicher Inhalte wie Karten, Orte im Web, Mitgliedsnummern, Telefonnummern, Adressen, Viva-Themen, Nachrichtenerweiterungen und mehr - basierend auf Ihren Bedürfnissen und Ihrem Kontext.” lt. Microsoft.

Context IQ soll Sie bei auch beim Freigeben einer Datei unterstützen, beim Bearbeiten von Loop Komponenten oder mit Inhalten aus Dynamics 365. Sie müssen also diese Dateien etc. nicht mehr zusammensuchen, sondern erhalten die gewünschten Informationen ohne die Applikation zu verlassen. "Die Vorschau von Context IQ ist in Ihrem Microsoft 365-Abonnement enthalten und in mehreren Apps und Diensten verfügbar. Sie müssen nichts aktivieren, um es zu verwenden. Probieren Sie Context IQ selbst aus, um all diese nützlichen Funktionen zu erkunden. Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback und verwenden es als Leitfaden bei der Entwicklung von Funktionen und Fähigkeiten." heißt es im Blog der Tech-Community

Viel Spaß beim ausprobieren!

Das Team der hedersoft GmbH wünscht allen ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr.

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Neues von Microsoft im November

7. Dezember 2022 Posted by Gerda Marx

Das Whiteboard gibt es in Teams schon länger. Hier können Sie während einer Besprechung zusammenarbeiten und jeder kann seine Ideen einbringen. Brainstorming oder Problemlösungen sind im Team einfacher. Wenn Sie bereits ein Whiteboard in einem Teams-Kanal verwenden, können Sie dieses direkt beim Start der Besprechung öffnen. Ab Dezember können Sie aus über 60 Vorlagen für das Whiteboard auswählen und alles für eine Besprechung vorbereiten. Auch Online Videos können eingebettet werden. Damit entfällt das Wechseln der Fenster während einer Besprechung. Nach dem Meeting können alle auf das Whiteboard im Teams Kanal zugreifen und daran "asynchron" weiterarbeiten. Bei der nächsten Besprechung kann es dann wieder geöffnet werden.

Beispiel für ein eingebettetes Video:

Microsoft hat die Gebärdensprachansicht in Teams Meetings angekündigt. Die ersten Elemente sind schon freigeschaltet. Hierzu gehört, dass bis zu zwei Personen priorisiert, also vergrößert, dargestellt werden. So ist es möglich, während des gesamten Meetings die Gebärdensprache bzw. den Dolmetscher richtig zu sehen.

"Wenn die Gebärdensprachansicht aktiviert ist, werden die priorisierten Videostreams automatisch im richtigen Seitenverhältnis und in der höchsten verfügbaren Qualität angezeigt. Wie das Anheften und Untertiteln ist die Gebärdensprachansicht für Sie persönlich und wirkt sich nicht darauf aus, was andere in der Besprechung sehen. Und es passt sich Ihren Bedürfnissen an: Sie können die Gebärdensprachansicht im laufenden Betrieb in einem Meeting oder als eine Einstellung aktivieren, die generell bestehen bleibt.

Wenn die Gebärdensprachansicht aktiviert ist, bleiben die Video-Feeds der von Ihnen festgelegten Personen auf der Bühne sichtbar, solange ihr Video aktiviert ist. Auch andere Teilnehmer können angepinnt oder ins Rampenlicht gerückt werden, ohne in den Gebärdensprachdolmetscher einzugreifen." heißt es im TechCommunity Blog von Microsoft.

Wenn Inhalte geteilt werden (Präsentationen, Whiteboards, etc.) wird das Bild entsprechend angepasst. Das priorisierte Bild bleibt jedoch vergrößert, damit die Gebärdensprache weiterverfolgt werde kann. Diese Funktionen können Sie im Bereich "Barrierefreiheit" für Meetings aktivieren. Auch Untertitel können hier direkt eingestellt werden um bspw. Telefonanrufe schneller und einfacher entgegenzunehmen. Die Funktion ist bereits in der öffentlichen Vorschau. Wie alles einzurichten ist, finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Die Funktion, eine Nachricht von einem Externen abzulehnen, gibt es bereits. Hier erscheint erst ein Popup und Sie können die Nachricht annehmen oder auch ablehnen. Neu ist, dass Sie auch eine Gruppenchateinladung von einem externen, nicht verwalteten Benutzer, ablehnen können. Auch hier erscheint nun ein Popup mit welchem Sie der Aufnahme zustimmen oder diese ablehnen können.

Chatnachrichten können zeitverzögert versendet werden. Ähnlich wie in Outlook Emails verzögert versendet werden können, ist dies nun in Teams mit den Chatnachrichten möglich. Dazu klicken Sie im Chat auf die rechte Maustaste und wählen dann ein Datum und die Zeit aus.

Ein Chat kann komplett gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass die Nachrichten nur bei Ihnen gelöscht werden nicht beim Chatpartner.

Verlieren Sie manchmal den Überblick über Ihre Nachrichten? Wer in vielen Teams-Kanälen unterwegs ist und viele Nachrichten erhält, dem ist es sicher schon passiert, dass er eine Nachricht übersehen hat. Dies können Sie nun vermeiden, indem Sie auf Ihren Aktivitätsfeed gehen. Dort können Sie sich über den Schiebeschalter nur die "ungelesenen" Nachrichten anzeigen lassen.

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hs.Exporter: Datenexport aus HCL Notes – schnell und sicher!

15. November 2022 Posted by Gerda Marx

Die Dateninfrastruktur eines Unternehmens, egal in welcher Branche, wird von den Entscheidern immer wieder übergeprüft. Ist diese noch auf den aktuellen Stand der Technik und zukunftssicher oder sollte eine neue strategische Ausrichtung etabliert werden?

Wenn ein Unternehmen von Notes/Domino auf eine neue strategische Plattform wechselt, bspw. Office 365, müssen meistens auch die Daten aus den Anwendungen mit umziehen. Nicht alle Daten sind relevant, jedoch sind Daten über Jahre hinweg erstellt worden und müssen auch zukünftig bereitgestellt werden, oftmals schon aus regulatorischen oder gesetzlichen Vorgaben heraus. Die größte Herausforderung besteht dabei keine Daten zu verlieren!

Aber wie sollen die Daten weiterhin aufbewahrt und zugänglich gemacht werden? Schlimmstenfalls wird ein Laptop oder Rechner mit einem Notes-Client bestückt, um bei Bedarf an die Daten zu kommen. Oder es wird ein Domino Server mit einer Notes Lizenz weiterhin genutzt. Ein Nachteil liegt, in den weiterhin zu zahlenden Lizenzkosten, bis ein neues, endgültiges Ziel (z. B. ein Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagementsystem) für die Daten gefunden wurde. Oftmals sind entsprechende Systeme gar nicht an Backup-Routinen angeschlossen was im "worst case" zu kompletten Datenverlusten führen kann.

Es geht aber auch besser!

Der hs.Exporter ist eine auf Notes basierende Anwendung um Daten, Files und Links aus einer Notes-Datenbank auszulesen und für die weitere Nutzung zur Verfügung zu stellen. Kunden gewinnen Zeit, da die Daten sicher und ohne Datenverlust exportiert wurden und in ein definiertes Ziel übernommen werden können. Das Ziel muss somit aktuell noch gar nicht feststehen. Der Export erfolgt auf Dateiebene (z. B. in ein zu definierendes Netzlaufwerk), was die Daten schnellstmöglich zugänglich macht und oftmals in Backup-Routinen integriert ist!

Was macht der hs.Exporter?

Der hs.Exporter extrahiert die Daten, die der Kunde benötigt. Der Kunde entscheidet, welche Daten er aus den Notes Datenbanken weiterhin nutzen will. Ob reine Feldinformationen, Anhänge oder komplette Rich-Text-Daten (=formatierter Text). Der Kunde entscheidet welche Daten exportiert werden.

Wie werden die Daten gespeichert?

Metadaten (klassische Feldinformationen, wie z. B Nachname, Firmenname, Ticketnummer, etc.) können in einer Excel oder CSV-Datei übernommen werden.
Ein Notes Dokument selbst wird in ein PDF oder PDF/A vollständig oder in angepasster Struktur umgewandelt (z. B. Änderung von Hintergrundfarben, um Druckkosten zu minimieren und das PDF generell lesbarer zu gestalten)
- Weblinks in den erstellten PDF-Dokumenten sind weiterhin nutzbar
- Nutzung von @Formeln um Transformationen vornehmen zu können
Alle oder definierte Dateianhänge

Wir bieten dem Kunden aber nicht nur die Möglichkeit die Daten aus Notes zu extrahieren, sondern bieten ebenfalls die Techniken, die Daten in andere Systeme zu übernehmen.

Ein Beispiel:

Ausgangssituation:

Die Eingangskontrolle inkl. Rückgabeprotokolle von Besuchern wurde bisher in einer Notes-Datenbank verwaltet. Die Besucherdaten (Vorname, Nachname, Firma, Datum/Uhrzeit Besuch, PKW-Kennzeichen) wurden in einem Notes-Dokument gepflegt. Das unterschriebene Rückgabeprotokoll als Anhang im Notes-Dokument gespeichert.

Der Export:

Über den hs.Exporter werden die Metadaten (also Vorname, Nachname, Firma, Datum/Uhrzeit Besuch, PKW-Kennzeichen) in Excel exportiert, die Rückgabeprotokolle extrahiert und auf einem Netzlaufwerk gespeichert.

Der Import:

Die exportierten Daten enthalten alle Informationen, um einen Import nach Office 365 zu gewährleisten. Die neue Eingangskontrolle wird jetzt über eine Office 365 Liste verwaltet. Die "Altdaten" werden importiert. Dabei wird aus den Metadaten in Excel eine SharePoint-Liste gefüllt und die Rückgabeprotokolle in einer Dokumentenbibliothek abgelegt. Das Protokoll wird mit dem jeweiligen Listeneintrag verknüpft.

So einfach kann die Ablösung sein!

Sie möchten Ihre strategische Plattform wechseln bspw. von HCL Notes nach Microsoft 365/SharePoint? Wir verfügen mit mehr als 25 Jahren Notes/Domino und 10 Jahren Microsoft Office 365/SharePoint Erfahrung, über die Expertise Sie erfolgreich bei Ihrer strategischen Neuausrichtung zu unterstützen. Sprechen Sie uns an!

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Microsoft Ignite 2022 – Teil 2

3. November 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft gab auf der Ignite bekannt, dass die Office App von der neuen Microsoft 365 App abgelöst wird. Natürlich mit einem neuen Logo. Dies betrifft Android, iOS und iPadOS, Windows sowie das Web. Die Umstellung soll schrittweise bereits ab November 2022 erfolgen. Die Microsoft App soll alle Office Apps wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und OneNote enthalten und auch den gesamten Content des Microsoft 365 Kontos. Drittanbieter und eigene Applikationen können ebenfalls angezeigt werden.

Einen ersten Einblick erhalten Sie im Video

In OneNote im Web und in OneNote für Windows10 können Sie im Bereich Zeichnen mathematische Formeln u.a. handschriftlich eingegeben werden. Markieren Sie den kompletten Bereich, den Sie eingegeben haben und klicken Sie auf Mathematik. Es öffnet sich rechts im Bild eine Leiste, die die Formel anzeigt. Nun können Sie auf Auswerten klicken und OneNote berechnet das Ergebnis. Der Rechenweg, also die einzelnen Schritte zur Lösung, werden auch angezeigt. Gerade im Bildungssystem eine tolle Unterstützung für Kinder.

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Microsoft Ignite 2022 – Teil 1

2. November 2022 Posted by Gerda Marx

Die Mesh Avatare hatte Microsoft bereits auf der Ignite im November 2021 vorgestellt. Mit den Avataren sollen User in einem ersten Schritt eine zusätzliche Möglichkeit haben, sich in einem Teams-Meeting darzustellen. Bisher konnten die User entweder die Kamera an- oder ausstellen. Die ersten Avatare sind für private Kunden in der Vorschauverfügbar. Sie können bis zu drei Avatare erstellen. Organisatoren, die an Mesh-Avataren in der Vorschau interessiert sind, können sich hierzu anmelden. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Ab Februar 2023 soll es eine zusätzliche Teams Premium Lizenz als Addon geben. Für ca. 10 Euro pro User/Monat gibt es mit Premium zusätzliche Funktionen für Meetings und Webinare. Bspw. wird es eine Möglichkeit geben, ein Wasserzeichen zu aktivieren. So können die Teilnehmer zwar Screenshots in der Präsentation erstellen, jedoch wird das Urheberrecht der Präsentationsunterlagen damit gewahrt. Auch eine KI gestützte "intelligente Zusammenfassung" der Aufzeichnung mit automatisch generierten Kapiteln soll es geben uvm.

Einige Funktionen, die es bereits jetzt in der Vorschau in Teams gibt, sollen dann nur noch in der Premium Version verfügbar sein, z.B. die Livetranskription in verschiedene Sprache oder in Texten. Was genau in Teams Premium kommen wird und wie die tatsächlichen Kosten aussehen, wird Microsoft erst Anfang 2023 verkünden. Bisher sind es nur Planungen. In einer Vorschauphase können die Unternehmen dann die Funktionen testen und entscheiden ob sich eine zusätzliche Lizenzierung rentieren.

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Microsoft Teams – Was gibts Neues?

19. September 2022 Posted by Gerda Marx

Für Microsoft Teams hat es wieder einige Neuigkeiten gegeben. Vielleicht haben Sie sie ja schon bemerkt?

Haben Sie schon einmal mit mehreren Geräten an einem Teams-Meeting teilgenommen und sich nach Beendigung nicht bei allen Geräten abgemeldet? Dies muss zumindest bei einigen Microsoft Mitarbeitern geschehen sein, da hier ein praktisches kleines Helferlein geschaffen wurde. Im Rollout befindet sich das "Leave a meeting on all my devices", damit Sie das Meeting mit einem einzigen Klick mit all Ihren Geräten verlassen können.

Bei einer Besprechung kann der Organisator den Together Mode für alle einstellen. Nun können die User den Teilnehmern Plätze zuweisen. So können Sie entscheiden, wo Sie die Personen platzieren möchten. Lt. Roadmap 83648 soll dieses Feature im September/Oktober 2022 eingeführt werden.

Wenn ein Externer User eine Chat Nachricht an Sie schreibt, können Sie diese blockieren. Beim Erhalt der Nachricht erscheint ein Popup Fenster, in dem Sie gefragt werden ob Sie diesen Chat zulassen oder blockieren möchten. Diese Funktion ist in der Vorschau und soll bis September komplett ausgerollt sein

Beim Anlegen eines neuen Teams Kanals wurde bisher automatisch durch Teams eine Wiki Seite erstellt. Dies hat Microsoft nun geändert. Diese Automatisierung der Wiki Seite entfällt. Sie können jedoch immer noch bei Bedarf eine Wiki Seite erstellen. Dies hat jedoch keine Auswirkung auf bereits bestehende Kanäle.

In Microsoft Teams können Sie Tags anlegen. Sollten Sie einen Tag löschen, wird dieser für 30 Tage in den Papierkorb gelegt. Innerhalb dieser 30 Tage kann der gelöschte Tag wiederhergestellt werden. Bitte beachten Sie, dass in den Settings beim Erstellen des Teams festgelegt werden muss, wer Tags vergeben, löschen und wiederherstellen kann.

Wenn Sie ein Teams Meeting aufzeichnen, wird für Sie die Transkription automatisch aktiviert. Dies musste bisher manuell geschehen und wurde schon einmal vergessen. Wir finden, dies ist eine sehr praktische Lösung.

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Neues in Microsoft 365 im August

9. September 2022 Posted by Gerda Marx

In SharePoint wird Microsoft zukünftig die Grenzwerte der Website-Collections von 2000 Unterseiten durchsetzen.

Die Begrenzung von 2000 Bibliotheken, Listen oder Unterwebseiten gibt es von Microsoft schon länger, jedoch konnte dies ohne Probleme übergangen werden. Microsoft hat jedoch angekündigt, diese Regelung ab November bis spätestens Ende Dezember 2022 auch durchzusetzen. Ab diesem Zeitpunkt können Sie bei einer Website, die bereits mehr als 2000 Listen, Bibliotheken oder Unterwebseiten hat, keine neuen mehr hinzufügen. Sie erhalten dann eine Fehlermeldung. Es wird lt. Microsoft keine Löschungen von vorhandenen Seiten, Bibliotheken oder Listen geben.

Einige Webparts werden visuell überarbeitet, wie bspw. der Gruppenkalender und Quick Links. "Wir führen 3 neue SharePoint-Teamwebsitevorlagen ein, die Ihnen beim Erstellen von Websites für Ihren IT-Helpdesk, Ihr Krisenkommunikationsteam und Ihr Onboarding-Team für neue Mitarbeiter helfen sollen." heißt es in der Roadmap 93423

Um die Navigation Ihrer SharePoint Webseiten für die User zu erleichtern, stellt Microsoft ein neues Feature zur Verfügung. So können Sie bspw. die Navigationsleiste in SharePoint anpassen, damit die User eine neue Seite einfacher in einem neuen Tab öffnen können . Die Bereitstellung hierfür soll ab September erfolgen. Wie es genau funktioniert hat Microsoft auf einer Support Seite dokumentiert. Diese Einstellung können jedoch nur die Eigentümer der Websites vornehmen.

Auf dem iPad können Sie als Insider Ihre Handschrift in Text konvertieren, wenn Sie mit einem Apple Pencil arbeiten. Dies funktioniert in den Mobilen Apps von Word, Excel, PowerPoint und auch in OneNote. Dazu müssen Sie auf dem iPad unter Einstellungen beim Stift die Scribble Funktion aktivieren.

Als Insider können Sie die Diktier-Funktion in OneNote testen. Dies funktioniert sowohl in der Windows Desktop App als auch in der Web-App. Bei der Mac-Desktop App funktioniert sie allerdings noch nicht.

Excel Live ist in der Preview! Während eines Meetings können Sie gemeinsam an einer Excel-Tabelle arbeiten. Dazu müssen Sie die Datei im Meeting freigeben über den Excel Live Button. Bis Ende Oktober soll es allen Usern zur Verfügung gestellt werden.

In Word können Sie gemeinsam an vertraulich verschlüsselten Dokumenten arbeiten, sofern diese in SharePoint oder OneDrive gespeichert sind. Dazu müssen Sie die "gemeinsame Erstellung" aktivieren. Durch die Aktivierung des gemeinsamen Erstellens wird das automatische Speichern ebenfalls aktiviert. Bisher war es nicht möglich, an vertraulichen Dokumenten zeitgleich mit anderen Kollegen zu arbeiten. Das Dokument stand den Kollegen, die darauf ebenfalls zugriff hatten, nur Schreibgeschützt zur Verfügung, sobald es bearbeitet wurde. Diese Funktion ist bereits allgemein ausgerollt. Welche Voraussetzungen gelten bzw. was Sie genau beachten müssen, können Sie in der Microsoft Dokumentation nachlesen.

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HCL Domino Jams – Sichern Sie sich Ihren Platz

23. August 2022 Posted by Gerda Marx

HCL bietet wieder Domino Jams als Präsenzveranstaltung an. Mit den Jams möchte HCL die Kunden aktiv in die Neugestaltung und Weiterentwicklung der Domino "Danube" Version einbeziehen.

Sie erhalten einen Überblick und können neben Feedback zur Betaversion auch Wünsche für die neue Version äußern. Es können sich alle beteiligen, egal ob Business Partner, Kunde oder Anwender. Da HCL nicht immer alle Wünsche in der nächsten Version erfüllen kann, werden diese für die nachfolgenden Versionen gesammelt. Die Agenda steht, Termine und Orte wurden nun bekannt gegeben.

Wie sieht die Agenda aus?

Vormittags:

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Domino Restyle aus erster Hand
Feedback zu Domino Restyle geben
Feedback zu Domino Designer geben
Holen Sie sich eine einstündige Best Practice-Sitzung für das v12-Upgrade

Nachmittags geht es dann um Volt MX GO

Erfahren Sie, was Volt MX Go für Domino-Entwickler besonders macht, um ihre Apps zu erweitern - VoltFormula, VoltScript und mehr
Verstehen Sie die Leistungsfähigkeit von Volt MX als marktführende Low-Code-Plattform für Multi-Experience-Low-Code-Plattformen für die Anwendungsentwicklung und -integration
Schritt-für-Schritt-Anleitung eines echten Kundenanwendungsfalls
Möglichkeit, Ihre speziellen Anwendungsfälle und Optionen zu besprechen

Die Jams werden in vielen Städten auf der ganzen Welt stattfinden, davon 3 in Deutschland. Hier die Termine für Europa nach Datum sortiert

Zürich (Schweiz) 19.09.2022
Düsseldorf (Deutschland) 21.09.2022
Hamburg (Deutschland) 22.09.2022
Paris (Frankreich) 04.10.2022
Madrid (Spanien) 06.10.2022
München (Deutschland) 10.10.2022
Wien (Österreich) 12.10.2022
London (Großbritannien) 18.10.2022
Amsterdam (Niederlande) 20.10.2022
Mailand (Italien) 15.11.2022
Warschau (Polen) 28.11.2022
Stockholm (Schweden) 01.12.2022

Melden Sie sich an und teilen Sie HCL Ihre Wünsche und Anregungen mit!

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Microsoftf Viva Engage und Viva Goals

18. August 2022 Posted by Gerda Marx

Microsoft Viva ist eine Employee Experience Platform, welche zurzeit Viva Connections Viva Learning, Viva Insights, Viva Topics und ab Q3/2022 Viva Goals beinhaltet. Die einzelnen Apps können in Teams aufgerufen und angepinnt werden.

Einzelne Komponenten von Viva wie bspw. Viva Connections ist kostenlos in M365 enthalten. Viva Learning und Viva Insights sind mit einigen Funktionen bzw. Inhalten kostenlos. Viva Topics und Viva Goals und erweiterte Bereiche von Viva Learning und Viva Insights hingegen sind entweder einzeln zu Lizensieren oder als komplettes Paket. Möchten Sie als Unternehmen mehr als eine Komponente von Viva nutzen, wird die komplette Suite vom Preis sehr interessant!

Auf der Inspire hat Microsoft Viva Engage als Erweiterung der Plattform vorgestellt. Hierbei handelt es sich um ein soziales Netzwerk auf Grundlage von Yammer.

"Für Mitarbeiter ermöglicht Viva Engage den Menschen, Gemeinschaften und professionelle Netzwerke aufzubauen, ihre Arbeit und Perspektive zu teilen und Antworten auf ihre Fragen zu finden. Features wie Storyline und Stories, Best Answers, @mentions und Themen tragen dazu bei, die Partizipation zu fördern und Gemeinschaften und Beziehungen zwischen Mitarbeitern aufzubauen." heißt es in der Techcommunity von Microsoft. Die Mitarbeiter sollen wie in anderen Sozialen Medien Beiträge, Links, Fotos teilen. Kollegen sollen sich Unterstützen und motivieren. Das Ganze wird als App direkt in Teams abrufbar sein, so das man nicht erst in eine andere Applikation wechseln muss. Die Kommunikation der Kollegen und auch mit den Vorgesetzten soll verstärkt und verbessert werden.

Viva Engage wird für Microsoft 365 Kunden ohne zusätzliche Kosten bereitgestellt, allerdings muss für die Nutzung eine Yammer Lizenz vorhanden sein. Yammer ist in einigen Microsoft 365 Plänen enthalten, die Lizenz muss vom Administrator zugewiesen werden. Die öffentliche Vorschau soll Ende August beginnen. Einige Viva Applikationen können auch einzeln lizensiert werden, die Kosten liegen bei ca. 3,40 Euro/User und Monat. Die komplette Microsoft Viva Suite kostet ca. 7,60 Euro/User und Monat.

Mit Microsoft Viva Goals können Sie Ziele festlegen. Dies können Ziele für einzelne Projekte, Zielgerichtete Mitarbeiterführung, für Ihr Team oder allein für Sie selbst sein. Die Applikation können Sie direkt in Teams anheften, so das Sie den Überblick nicht verlieren. Viva Goals ist nun in der Private Preview und wird in der Viva Suite Lizenzierung kostenlos zur Verfügung gestellt.

Im Video von Alexander Pebbe wird Microsoft Viva Goals | persönliche und Unternehmensziel auf einen Blick im Aufbau und Handhabung kurz erklärt.

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Neue Funktionen in Microsoft 365

16. August 2022 Posted by Gerda Marx

Wenn Sie in Microsoft Teams bisher einen Kanal umbenannt haben, behielt der Ordner auf der dazugehörige SharePoint Webseite den alten Namen. Dies konnte schon mal zu Verwirrungen führen, da die User den Ordner in der SharePoint Bibliothek nicht gleich gefunden haben. Microsoft hat hier nachgebessert. Nun wird auch der Ordner auf der SharePoint Webseite automatisch umbenannt.

Während einer Teams Besprechung können Sie den geteilten Bildschirm "aufklappen". Sie haben nun ein Fenster mit dem geteilten Inhalt und ein weiteres Fenster mit den Teilnehmern und dem Chat geöffnet. Dies ist sehr praktisch, wenn Sie bspw. mit mehreren Bildschirmen arbeiten, da Sie durch das Aufklappen den geteilten Inhalt separieren und vergrößern können. Den Button zum Aufklappen finden Sie oben in der Steuerungsleiste.

Die Telefonie in Teams wird weiter ausgebaut. Anrufe können nun aus dem Verlauf in Teams gelöscht werden. Dazu klicken Sie auf den betreffenden Anruf und über die drei Auswahl Punkte rechts können Sie diese Funktion auswählen.

Die ToDo App unter Windows kann jetzt so eingestellt werden, dass diese immer im Vordergrund ist. Damit haben Sie Ihre Aufgaben immer im Blick, auch wenn Sie eine andere App öffnen.

In der OneNote-App unter Windows können Sie das vereinfachte Menü-Band auswählen. Dies ist besonders praktisch wenn Sie am Laptop arbeiten, da dann mehr Fläche für die Bearbeitung bleibt.

Sollten Sie einen Mac Rechner nutzen, werden Sie sich vielleicht darüber freuen, dass Sie jetzt wie die Windows Nutzer in PowerPoint einen Livekamerafeed einfügen können. Mit Cameo können Sie Ihr eigenes Videobild in eine PowerPoint Präsentation einfügen.

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Viva Engage. Was ändert sich zur Yammer App

Im Video erhalten Sie einen Überblick für die Funktionen Microsoft Teams Premium Experiences and How to Set It Up

Nun etwas ausführlicher!

Im Video Context IQ Microsoft 365 können Sie die Vision von Mircosoft sehen

Whiteboard in Teams

Gebärdensprachansicht in Teams

Weitere Funktionen in Teams

Planner

Outlook

Microsoft 365 App

Introducing the Microsoft 365 App

Cameo

OneNote

Mesh Avatare

Videos in Chats

Verzögerter Versand

Excel Live

Erweiterung der @functions

Teams Premium

Loop

SharePoint

One Drive

Kaizala

Office Apps

Excel Live transforms Teams meetings with real-time collaboration

Office Apps

Indroducing Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva Goals

Presenting with cameo in PowerPoint | Microsoft 365

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